10 tips: ‘Klokkenluidersregeling’ verplicht, maar wat zijn nu best practices?

By Roland NotermansGeen categorieWith 0 comments

Vanaf 1 juli aanstaande zal elk bedrijf met 50 werknemers of meer een meldprocedure moeten hebben (klokkenluidersregeling is een naar woord dat we in onze communicatie naar medewerkers liever vermijden). De nieuwe wettelijke regeling wordt in allerlei publicaties uitvoerig besproken, maar zodra jij de eigen meldprocedure gaat herschrijven, waar moet je dan zo al op letten? Onderstaand 10 tips gebaseerd op good & best practices.

1. Hou het leesbaar
Schrijf met de eindgebruiker/lezer in je achterhoofd: de gemiddelde medewerker moet bij de eerste lezing begrijpen wat wordt bedoeld. Geen juridisch taalgebruik. Geen lange volzinnen met allerlei bijzinnen en heel veel nuances. Hou het simpel. Laat de communicatie-afdeling uitvoerig meeschrijven en test de concepten met een panel bestaande uit een dwarsdoorsnede aan diverse medewerkers.

2. Wek vertrouwen
Een medewerker die een ‘misstand’ aan de kaak wil stellen is waarschijnlijk nerveus of angstig. Nerveus over de gevolgen: zal ik represailles ervaren, zoals zoveel ‘klokkenluiders’ in Nederland tot nu toe (denk aan Arthur Gotlieb bij NZa; Fred Spijkers, Defensie; Ad Bos, bouwfraude; Paul Schaap, kernreactor Petten; volgens het Meldpunt Klokkenluiders ervaart 85% negatieve gevolgen!). Zal ik documenten moeten ondertekenen? Zal ik een advocaat nodig hebben om mij bij te staan? De eerste lezing moet vertrouwen wekken dat het goed gaat komen: dat de melding zorgvuldig, professioneel zal worden onderzocht door opgeleide onderzoekers die weten wat ze doen; dat de naam van de melder niet onnodig bekend wordt gemaakt; dat sancties volgen bij gebleken overtredingen van de gedragscode.

3. Laat de melder niet zelf onderzoeken
En maak dat ook direct duidelijk. Laat de melder niet eerst allerlei ‘bewijs’ verzamelen, want dat kan tot onnodige fouten en ongelukjes leiden. Een melding is voldoende, met vermelding van hetgeen de medewerker heeft waargenomen of denkt.

4. Verlaag de drempel van ‘misstand’
Laat medewerkers alle zorgen uiten en melden hetgeen vreemd, onzuiver, dubieus, afwijkend is. Vaak bestaat een onnodige angst bij jouw bedrijf omdat daarmee de sluizen te ver open worden gezet. Maar je wil graag een open, transparante cultuur waar medewerkers zich veilig voelen om hun mond open te doen. Het bedrijf beter achter te laten dan zij het ’s ochtends hebben aangetroffen. Hun ogen en oren de kost geven om vreemde signalen door te geven. Uit tweejaarlijks onderzoek onder meer dan vijftienhonderd forensische experts en auditors over de gehele wereld blijkt dat in een dergelijke ‘speak up’ cultuur fraude met bijna 50% kan worden teruggedrongen!

5. Maak melden gemakkelijk
Een medewerker wil graag zijn zorgen delen. Maak het hem gemakkelijk door die bij zijn eigen manager, de manager van zijn manager, bij een HR-functionaris, vertrouwenspersoon of bedrijfsjurist neer te mogen leggen. Of bij een externe, anonieme meldlijn indien de medewerker geen van bovengenoemde collega’s vertrouwt. Per telefoon of via het internet.

6. Leg helder uit wat er vervolgens gebeurt
Medewerkers worden nerveus indien zij het gevoel hebben dat een melding in een voor hen onduidelijk traject verdwijnt waarover zij nooit meer iets horen. Maak duidelijk, liefst met behulp van visualisaties, wat er met een melding gebeurt. Haal de mystiek weg. Neem contact op met een melder en bedank de medewerker. Aan het einde van het onderzoek is het verstandig nogmaals de melder te contacteren, aan te geven of geheel of gedeeltelijk bewijs is gevonden en een sanctie is opgelegd of niet. Meer kun je vanwege de privacy en reputatie van de ‘overtreder’ n.m.m. niet mededelen. Beloof dat dan ook niet.

7. Garandeer vertrouwelijkheid
De angst voor represailles is de moeilijkste om te overwinnen, in elke cultuur. Zorg er daarom voor dat alleen die collega’s die een werkelijke noodzaak hebben om de naam van de melder te kennen die ook te horen krijgen. Voor alle anderen moet een nummer of projectnaam volstaan (geen initialen gebruiken: hoeveel collega’s op het hoofdkantoor met de initialen ‘abc’ lopen er rond, denkt u?).

8. Koester anonimiteit
Wees blij met elke melding, ook al leidt anonimiteit tot een veel moeilijker onderzoek. Het alternatief is vaak in het geheel geen melding. Er bestaan goede externe dienstverleners die het jouw bedrijf toch mogelijk maken om een communicatie per email of web tot stand te brengen dankzij het uitdelen van casenummers. De anonieme melder kan dan met casenummer en pincode anoniem e-mailen en nadere vragen beantwoorden.

9. Open de procedure voor derden
Te vaak zie ik bij mijn klanten nog procedures die alleen voor eigen medewerkers open staan. Uit internationaal onderzoek blijkt dat 20% van alle meldingen over corruptie door buitenstaanders van buiten het bedrijf worden gedaan (bij voorbeeld een toeleverancier die aan jou meldt dat jouw hoofdinkoper corrupt is)! Die meldingen wil je toch niet missen? Dat zou een onaanvaardbaar risico zijn, lijkt me .

10. Overweeg om bepaalde criminele zaken verplicht te laten melden
Tenslotte mijn eigen stokpaardje. In veel Amerikaanse meldprocedures lees je dat elke medewerker elke mogelijke overtreding moet melden. Dat doet geen enkele medewerker. Dat leidt er dan n.m.m. toe, dat deze verplichting als zo ridicuul wordt ervaren, dat de rest ook minder serieus wordt genomen. De geloofwaardigheid van jouw compliance programma staat daarmee op het spel. Ik pleit bij al mijn klanten voor een verplichting om criminele activiteiten te moeten melden: zaken waarvoor medewerkers de gevangenis in kunnen gaan. Want dat zijn juist ook die zaken die het voortbestaan van jouw onderneming in gevaar kunnen brengen (denk aan voedselveiligheid, omkoping, fraude, ernstige milieudelicten, kartelvorming). Moedig medewerkers aan om verdenkingen van overtreding van andere onderdelen van de gedragscode te melden, maar op deze criminele gedragingen rust een verplichting. Denk er eens rustig over na. Steeds meer bedrijven hebben die benadering inmiddels omarmd! 

Bel me gerust indien je nog meer wilt weten over een goede meldprocedure 🙂