Voor  praktijkmensen, dóór praktijkmensen cursussen waar je écht iets aan hebt ....

15 checks of jouw Meldregeling al voldoet aan de komende Wet bescherming klokkenluiders!

Op 17 december 2021 moeten de EU-lidstaten de Richtlijn ter bescherming van klokkenluiders hebben omgezet in nationale wetten (EU 2019/1937). Wat weten we op vandaag wel en niet, en wat moeten jullie de komende weken doen om aan de nieuwe wet te voldoen? De wet moet nog door de Tweede Kamer worden behandeld en heeft veel kritiek ontvangen. De wet nu dus volledig samenvatten kan niet. Wel een lijstje met 15 checks die jullie zelf kunnen uitvoeren om te bekijken of jullie Meldregeling moet worden aangepast op basis van wat we nu weten!

Melders mogen direct extern gaan!
Waarom zouden jullie aandacht besteden aan een veilige doe-je-mond-open cultuur, een heldere, leesbare Meldregeling, training om represailles te voorkómen en een duidelijk Onderzoeksprotocol? Omdat dat wordt gewaardeerd door medewerkers, én omdat uit onderzoek blijkt dat die in dergelijke culturen minder snel hetzij direct extern melden hetzij de openbaarheid zoeken (bijv. de pers). Medewerkers mogen direct extern melden indien (1) zij angst hebben voor represailles of (2) het niet waarschijnlijk is dat de vermoede overtreding doeltreffend wordt verholpen, of (3) bij dreigend gevaar voor algemeen belang.
Check dus of jullie (i) het vertrouwen in jullie eigen Meldregeling (leesbaar, met visualisaties) verhogen, (ii) duidelijk in de Meldregeling bescherming tegen negatieve gevolgen beloven en (iii) de sociale veiligheid om te melden actief bevorderen.
Check (iv) op het publiceren van één lijst per land waar medewerkers extern mogen melden (dat wordt -ondanks kritiek- waarschijnlijk verplicht). Denk in Nederland aan de ACM, AFM, Huis voor Klokkenluiders, DNB, Autoriteit Persoonsgegevens, NZA, Inspectie Gezondheidszorg e.d..

Méér onderwerpen om te melden:
De Meldregeling moet melders in staat stellen om niet alleen over ‘zware misstanden’ een melding doen, maar over veel meer onderwerpen, zoals consumentenbescherming, overheidsopdrachten, milieu, vervoer, financiële diensten, gezondheid, veiligheid. Zij mogen ook melden over dreigende overtredingen en pogingen om die te verhullen. Mijn advies: hou de reikwijdte erg ruim; laat meldingen toe over vermoedens van overtreding van de gedragscode en wetten. Want dat loont (zie mijn eerdere blogs daarover).
Check (v) dus de reikwijdte van jullie regeling.

Vertrouwelijkheid van de identiteit staat voorop:
Jullie Meldprocedure moet de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder garanderen. Letterlijk stelt de richtlijn: de interne Meldprocedure omvat “…kanalen voor het ontvangen van meldingen die door hun ontwerp, opzet en beheer op beveiligde wijze de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder…en derden…beschermen…”. Alleen indien de melder nadrukkelijk toestemming geeft om zijn identiteit verder te verspreiden dan richting de aangewezen onderzoekers, mag die ook worden gedeeld (dat is nu andersom!!).
Check (vi) dus of jullie Meldprocedure en Onderzoeksprotocol, alsmede jullie Handboek interne onderzoeken doen, het geheimhouden van de identiteit van de melder ook waarborgen (zie mijn eerder blog of mijn webinar volgende week maandag 8 november van 1300-15.30u).

Mondeling melden mag ook:
De werkgever moet zorgen voor een nauwkeurige schriftelijke verslaglegging van een mondelinge melding. Die mag de melder controleren en corrigeren.
Check dus of (vii) mondelinge meldingen kunnen, en (viii) jullie een mogelijkheid bieden aan de melder om e.e.a. te verifiëren.
Check ook of jullie (ix) binnen 7 dagen een bevestiging aan de Melder sturen, en (x) binnen drie maanden een terugkoppeling over het onderzoeksresultaat.

Meldpunt moet onpartijdig zijn:
Zorg dat duidelijk is voor potentiële melders dat diegenen die (a) de meldingen in ontvangst neemt en (b) opvolging geven aan meldingen ook onpartijdig zijn. Die ontvangende persoon of afdeling hoeft niet zelf de meldingen te onderzoeken (liever niet, is mijn ervaring!), maar wel nauwkeurig een register bijhouden. Organisaties groter dan 250 werknemers moeten dat intern regelen, kleinere mogen het meldpunt ook uitbesteden.
Check (xi) of de onpartijdigheid duidelijk is verwoord in bij voorbeeld de Meldregeling zelf of in een intern statuut/charter.

Anoniem melden?
De lidstaten gaan zelf bepalen of anonieme melding mogen. Uit jaarlijks internationaal onderzoek blijkt dat in meer dan de helft van alle gevallen een melder anoniem wenst te blijven (zie blog). Ik vind het ronduit naïef om anoniem melden te verbieden waar mogelijk: de organisatie mist dan heel veel meldingen over zware integriteitsschendingen (die maken nu 20% uit van alle meldingen).
Check (xii) dus of jullie regeling anoniem melden mogelijk maakt (bij voorbeeld door meldingen toe te laten gedaan via een vertrouwenspersoon of extern meldpunt/meldlijn).

Omkering bewijslast, dus train leidinggevenden:
Wellicht de grootste wijziging betreft het feit dat een melder die negatieve gevolgen ondervindt van het doen van een melding, niet meer hoeft te bewijzen dat die verband hield met die melding. De werkgever moet aantonen dat die negatieve gevolgen niets met de melding te maken hadden.
Let op: 40% van melders ervaren represailles (zie mijn eerder blog).
Check (xiii) dus of jullie melders ook aanmoedigen om represailles of negatieve gevolgen aan het meldpunt te melden (en nog belangrijker: ga komend jaar véél aandacht geven aan het signaleren en voorkómen van represailles, en leidinggevenden daarop voldoende trainen).

Openstellen voor derden?
De organisatie mag zelf bepalen of de Meldregeling opengesteld wordt voor alleen werknemers of derden-belanghebbenden. Dat laatste is ten zeerste aan te raden want dankzij heel veel tips van derden komen majeure fraudes aan het licht (ik schreef er al eerder over: blog ACFE). Het is in mijn ervaring schadelijk om de Meldregeling ontoegankelijk te houden voor derden-belanghebbenden.
Check (xiv) dus of derden kunnen melden en (xv) dat de meldregeling ook op jullie internet is gepubliceerd.

Tenslotte:

*De laatste Kamerstukken hierover zijn op 4 oktober jl. gepubliceerd (zie hier). We weten momenteel niet of de wet op tijd zal worden aangenomen.

*Organisaties met 250 werknemers of meer moeten snel aan de bak, voor kleinere organisaties gelden soms uitstelmogelijkheden.

*Uiteraard worden alleen meldingen te goeder trouw beschermd, te kwader trouw mag je bestraffen.

*Diegenen die de melder steunen worden óók beschermd door de nieuwe wet (bij voorbeeld vertrouwenspersonen).

*Gebruik aub niet meer de term ‘Klokkenluidersregeling’. Zelfs het Huis voor Klokkenluiders raadt die term inmiddels af (en je kunt die eenvoudig vervangen door Meldprocedure of meldregeling of SpeakUp procedure).

* Indien jij je Meldprocedure moet aanpassen, zorg dan dat je de ondernemingsraad in een vroeg stadium betrekt en hun instemming tijdig ontvangt (art. 27, lid1 onder m).

Meer tips? Bel gerust om te klankborden (dat is altijd gratis: 0654914377).