Elk effectief compliance programma kent een Meldprocedure (soms SpeakUp genoemd, maar hopelijk NOOIT meer Klokkenluidersregeling) en een open cultuur waarin medewerkers zich vrij voelen om mogelijke schendingen van de Gedragscode aan de orde te stellen. Dergelijke meldingen moeten worden onderzocht. Dat onderzoek blijkt in de dagelijkse praktijk een moeilijke, enerverende klus. Weinig organisaties hebben een doordacht onderzoeksprotocol, dat beschrijft hoe een dergelijk onderzoek moet worden uitgevoerd, en wie welke beslissingen daarbij mag nemen. Laat staan wie toegang heeft tot privacygevoelig informatie.
In mijn vorige nieuwsbrief beloofde ik om vandaag de 6 principes kort te beschrijven waaraan elk intern onderzoek naar mijn mening moet voldoen. Hier komen ze.
1. Helderheid over doel en onderdelen van het onderzoek:
Medewerkers hebben behoefte aan duidelijkheid. Zij willen graag van te voren weten wat er met een melding gebeurt, wie vervolgens welke stappen en beslissingen neemt, en welke rol zij als melder en anderen daarin spelen. Mijn advies: beschrijf dit in heldere en begrijpelijke taal en visualiseer het, zodat medewerkers in één oogopslag zien wat ze kunnen verwachten.
2. Proportionaliteit en subsidiariteit:
De methode van onderzoek moet proportioneel zijn, in lijn met de aard en zwaarte van de mogelijke overtreding van de gedragscode. Indien een minder ingrijpende methode gebruikt kan worden bij de waarheidsvinding dan moet die worden toegepast.
3. Adequaatheid:
De organisatie moet met een audit-trail kunnen laten zien (soms aan een rechter of toezichthouder) dat adequate en voldoende middelen zijn ingezet en kunnen uitleggen waarom juist deze middelen zijn ingezet.
4. Redelijkheid:
Onredelijke, oneerlijke en illegale methoden mogen niet worden ingezet om achter de waarheid te komen (let bijv. op lokaal arbeidsrecht, cao en privacyregelingen). De beschuldigde heeft recht op hoor en wederhoor, alsmede op een objectief, onbevooroordeeld onderzoek naar feiten zonder inkleuringen door de onderzoekers. Getuigen mogen niet worden beïnvloed. Zorg dat jouw procedure fair is ten opzichte van alle mogelijke betrokkenen, niet alleen tav de melder.
5. Vertrouwelijkheid:
Indien de melder anoniem wenst te blijven (dat is in 60% van alle meldingen het geval!) dan moet het protocol dat kunnen waarborgen. Indien vertrouwelijkheid is beloofd, dan moet het protocol duidelijk aangeven met welke personen de identiteit van de melder wel en niet zal worden gedeeld. Ook de beklaagde en getuigen moeten ervan worden doordrongen dat informatie niet mag weglekken: dat kan namelijk (veel) schadelijker zijn dan gedacht. De grootste uitdaging is om ook het hoger en hoogste management uit te leggen dat zij identiteiten vaak niet hoeven te weten, hoe graag ze het ook zouden willen. Laat daarom e gehele procedure met protocollen door het hoogste gezag goedkeuren, dan ligt zwart op wit vast dat veel managers geen inzicht mogen krijgen in de identiteit van betrokkenen!
6. Feitelijk onderbouwd:
Conclusies mogen slechts worden getrokken op basis van daadwerkelijk feitelijk onderbouwde onderzoeksresultaten. Train de onderzoekers om feiten van persoonlijke meningen en impressies te scheiden. Zijn de conclusies voor een willekeurige derde logisch te trekken uit de feiten en bewijzen? Of blijft er gerede twijfel bestaan?
De schade die je kunt aanrichten met ongetrainde onderzoekers zonder doordacht protocol is vele malen groter dan waarschijnlijk gedacht. Met name indien zulks in de publiciteit wordt gebracht (bij voorbeeld door een advocaat van de beschuldigde partij). Wellicht hoogste tijd om hier werk van te maken 🙂
