Compliance Professionals moeten vaak meldingen opvolgen op basis van hun Meldprocedure (aub niet Klokkenluidersregeling noemen: niemand wil klokkenluider zijn…). Aan welke principes moet elk intern persoonsgebonden onderzoek voldoen? Ik schreef daarover in 2018 al een blog.
Het gaat mijns inziens om deze principes:
*helderheid over doel van het onderzoek en alle -stappen;
*proportionaliteit, subsidiariteit van de in te zetten methoden;
*adequaatheid, neutraliteit, onafhankelijkheid van de onderzoeker(s);
*redelijkheid (fairness), hoor en wederhoor;
*vertrouwelijkheid (soms anonimiteit);
*feitelijkheid, audittrail.
Mocht je het hele blog daarover willen lezen, KLIK dan HIER.
Recent las ik een publicatie van het CAOP (Centrum Arbeidsverhoudingen Overheidspersoneel), over vijf principes die moeten gelden voor wetenschappelijk onderzoek. Ik vond in die publicatie veel parallellen met de bovengenoemde principes en vond het interessant genoeg om die voor jullie hieronder samen te vatten.
Transparantie:
betekent onder andere dat het voor anderen duidelijk is welke data je hebt gebruikt, hoe je die hebt verkregen, welke resultaten je hebt behaald en op welke manier, en welke rol externe betrokkenen hebben gespeeld.
In interne onderzoeken betekent transparantie dat de onderzoeker laat zien hoe de feiten zijn vastgesteld en dat betrokkenen op de hoogte worden gehouden van het onderzoeksproces en de voortgang van het onderzoek. (Zie ‘helderheid’ en ‘feitelijkheid’).
Eerlijkheid:
in interne onderzoeken betekent eerlijkheid bijvoorbeeld dat feiten die door de onderzoeker zijn vastgesteld, door anderen gecontroleerd kunnen worden. Eerlijkheid betekent ook dat de onderzoeker openstaat voor andere verklaringen van wat er is gebeurd. (Zie ‘redelijkheid’ en ‘feitelijkheid’).
Zorgvuldigheid:
betekent onder andere dat je wetenschappelijke methoden gebruikt en nauwkeurig werkt bij het ontwerpen, uitvoeren, rapporteren en delen van het onderzoek; dat je mensen de kans geeft om hun kant van het verhaal te vertellen en dat je zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke informatie. Het betekent ook dat je goed nadenkt over welke onderzoeksmethode het beste is en dat je de juiste kennis hebt om die methode toe te passen. (Zie ‘proportionaliteit’, ‘adequaatheid’ en ‘vertrouwelijkheid’).
Onafhankelijkheid:
betekent ook onpartijdigheid: dat de onderzoeker geen persoonlijke belangen heeft die het onderzoek beïnvloeden en dat hij of zij zich niet laat beïnvloeden door anderen. De onderzoeker is neutraal, voorkomt vooroordelen en handelt zelfstandig. (Zie ‘adequaatheid’).
Verantwoordelijkheid:
in interne onderzoeken betekent verantwoordelijkheid dat de onderzoeker zich bewust is van de belangen van anderen en van de gevolgen die het onderzoek voor hen kan hebben. De onderzoeker doet geen onderzoek als hij of zij de benodigde kennis niet heeft. Verantwoordelijkheid betekent ook dat de onderzoeker zich houdt aan afspraken en het onderzoeksprotocol volgt. (Zie ‘helderheid’ en ‘feitelijkheid’).
Over onderzoeksprotocollen gesproken: die helpen om de drempel tot melden te verlagen en maken inzichtelijk (middels visualisaties) wat er met een melding na indiening vervolgens gebeurt (KLIK HIER voor mijn eerdere blog daarover). Zelfs het Huis voor Klokkenluiders adviseert om zo’n protocol te publiceren. Hebben jullie dat al gepubliceerd? Zie onderstaand een voorbeeld.
English version:
Compliance Professionals often need to follow up on reports based on their reporting procedure (please don’t refer to it as a whistleblowing scheme: no one wants to be a whistleblower…). But what principles should every internal, person-centred investigation adhere to? I wrote about this subject in a blog back in 2018. In my view, the following principles are crucial:
- Clarity about the purpose of the investigation and all steps involved;
- Proportionality and subsidiarity in the methods used;
- Adequacy, neutrality, and independence of the investigator(s);
- Fairness, including the right to be heard;
- Confidentiality (sometimes anonymity);
- Factuality and an audit trail.
If you’d like to read the full blog, CLICK HERE.
https://www.decomplianceacademie.nl/6-principes-voor-elk-intern-compliance-onderzoek/
Recently, I came across a publication from the CAOP (Centre for Labour Relations in Public Administration) outlining five principles that should apply to scientific research. I was struck by the many parallels with the principles mentioned above, and I found it interesting enough to summarise them for you below:
Transparency:
This means, among other things, that it is clear to others which data have been used, how they were obtained, the results achieved, the methods employed, and what role external parties played.
In internal investigations, transparency means the investigator demonstrates how the facts were established and keeps all parties informed about the investigation process and its progress. (See ‘clarity’ and ‘factuality’).
Honesty:
In internal investigations, honesty means that the facts identified by the investigator can be verified by others. Honesty also implies that the investigator is open to alternative explanations of what has happened. (See ‘fairness’ and ‘factuality’).
Diligence:
This means using scientific methods and working carefully and meticulously when designing, executing, reporting, and sharing the investigation. It also means allowing people the opportunity to present their side of the story and handling confidential information with extreme care. Additionally, it involves thinking carefully about the most appropriate methods and ensuring the investigator has the necessary expertise to apply those methods. (See ‘proportionality’, ‘adequacy’, and ‘confidentiality’).
Independence:
Independence also implies impartiality: the investigator should not have any personal interest that could influence the investigation and should not be swayed by others. The investigator remains neutral, avoids biases, and acts autonomously. (See ‘adequacy’).
Accountability:
In internal investigations, accountability means that the investigator is aware of the interests of others and the impact the investigation may have on them. The investigator should not undertake the investigation if they lack the necessary knowledge. Accountability also means adhering to an agreed protocol and following it. (See ‘clarity’ and ‘factuality’).
Speaking of investigation protocols: these protocols help reduce the barrier to reporting and provide transparency (through visualisations) about what happens after a report is submitted. (CLICK HERE to read my previous blog on this). Even the Dutch Whistleblowers’ House (Huis voor Klokkenluiders) advises to publish such a protocol!
Have you published one yet? Above is an example.
