Meten is weten! Vorige week verscheen het grootste onderzoek naar meldingen, klokkenluiders (vreselijk woord: aub vermijden) en good practices op het gebied van meldprocedures / Speak Up. Teneinde veel tijd te besparen noteerde ik de navolgende belangrijkste wapenfeiten, die waarschijnlijk voor jullie van grote interesse kunnen zijn om je eigen compliance programma te benchmarken en verbeteren:
*Het onderzoek is gebaseerd op meer dan 2400 organisaties die gebruik maken van de NAVEX-meldlijn;
*Bij die 2400 organisaties werken ruim 42 miljoen mensen, die samen bijna 900.000 meldingen deden;
*De benchmarkgegevens op basis van die meldingen zijn gebaseerd op meldingen via email, telefoon, een internetsite en persoonlijke gesprekken en noteren medianen ipv gemiddelden (dat geeft een veel beter beeld omdat de extreem hoge en lage cijfers eruit worden gefilterd);
*Belangrijkste benchmark om te onthouden: de mediaan voor een organisatie met een volwassen compliance programma en voldoende aandacht voor het durven melden (SpeakUp) is 1,4 meldingen per 100 werknemers (zit jouw organisatie hier ver onder, dan heb je nog enig missiewerk te verrichten dit jaar!)
*Daarbij maakt het een groot verschil of jouw organisatie alleen de formele meldingen meeneemt via een extern systeem (vaal alleen internetformulieren, soms ook telefoon : dan is de mediaan 1,1) of ook alle andere meldingen zoals per email, in persoon, via managers, via brieven e.d.: dan is de mediaan 1,8 (deze laatste groep liet bijv. HR en Security ook meldingen in het zelfde systeem opnemen zodat de rapportage naar de directie holistischer werd)
*Van alle meldingen blijkt in 44% ook het bewijs geleverd dat er een overtreding van de gedragscode had plaatsgevonden
*Van alle meldingen die in persoon werden gedaan bleek in 64% het bewijs geleverd (dit toont aan hoe belangrijk het is om managers in staat te stellen goed om te gaan met meldingen)
*Een melding duurt ongeveer 44 dagen voordat het dossier kan worden gesloten
*MEER dan de helft van alle meldingen werd ANONIEM gedaan, namelijk 56%; traditiegetrouw ligt dit percentage in Europa lager, namelijk vaak rond de 33% (de angst voor negatieve gevolgen blijft onverminderd hoog; daar hebben we nog veel werk te verrichten!)
*Van alle anonieme meldingen bleek ongeveer 40% bewezen te kunnen worden (tip: zorg dus dat je anoniem melden mogelijk maakt, want die 40% wil je zelf kunnen adresseren, anders worden het tijdbommen!)
*72% van alle meldingen bleek HR-gerelateerd
*17% is gerelateerd aan integriteit: omkoping, fraude, belangenverstrengeling, vervalsing van documenten, integriteitsissues met klanten en leveranciers en dergelijke
*In ongeveer 20% van alle meldingen werd om nadere informatie of uitleg gevraagd ipv een bewering van een overtreding gemeld; indien jouw organisatie derhalve geen informatie vertrekt via een externe meldlijn, dan kun je de mediaan van 1,4 meldingen per 100 werknemers dus iets nuanceren!
*Waarom doen sommige werknemers toch geen melding indien zij een vermoeden hebben van een overreding van de gedragscode? twee belangrijke factoren: te weinig vertrouwen dat er iets mee wordt gedaan en de angst voor represailles (dat laatste bleek in 0,66% van alle meldingen de reden voor de melding waarvan in 1/3e van die gevallen ook bewijs kon worden gevonden; bewijs is echter heel moeilijk in sommige gevallen!)
Indien je zelf het gehele onderzoek wilt bekijken, dan kun je het via deze site downloaden 🙂
