Betere compliance dankzij meldplicht?

By Roland NotermansGeen categorieWith 0 comments

Volkswagen. Wells Fargo. Imtech. Drie voorbeelden van een bedrijfscultuur waarin weinig of geen medewerkers hun zorgen durfden te delen of meldingen te doen. Toch blijkt al jaren dat de bereidheid om te melden een heel goede indicator is van de effectiviteit van een compliance programma en van een integere cultuur (dat verband werd al in 2012 aangetoond en recentelijk nogmaals bevestigd).

Een meldplicht kan enorm helpen om jullie ‘integriteit’, jullie cultuur van ‘verantwoord handelen’ en daarmee lange termijn waarde creatie te bevorderen. Dat klinkt wellicht paternalistisch, radicaal, autoritair of ‘klokkenluiderig’, maar lees aub vier minuten met een open geest door.
Misschien zit in deze aanpak meer waarde dan jij denkt?

Wat is het niet?

Een meldplicht zoals veel Amerikaanse bedrijven in hun gedragscode hebben opgenomen bedoel ik niet. Die vind ik naïef en kortzichtig. Vaak stellen die codes namelijk dat elke medewerker elke verdenking van een overtreding van elk onderdeel in hun gedragscode via de Meldprocedure moet melden (vaak SpeakUp procedure geheten). Dus een verkeerde ‘mop’ bij de koffieautomaat (post-Covid), een uurtje internetten onder werktijd, ga zo maar door. Ik ken geen organisaties waar een dergelijke meldplicht echt werkt, OOK niet in Amerikaanse organisaties, waar angst voor represailles bij 50% van de werknemers overheerst. Die aanpak is zodanig onrealistisch, dat een dergelijke verplichting door werknemers al snel terzijde wordt geschoven in de praktijk en daarmee de geloofwaardigheid van het gehele programma ondermijnt.

Wat is het wel?

Al acht jaren ben ik een groot voorstander van een beleid waarbij elke medewerker geacht wordt om een vermoeden van een overtreding op gepaste wijze aan de orde te stellen bij de collega, eigen leidinggevende, vertrouwenspersoon of compliance professional. Dat wordt een verplichting indien het een onderwerp uit de eigen gedragscode betreft waarvoor iemand gevangenisstraf kan krijgen, de eigen organisatie een grote boete kan oplopen of majeure reputatieschade. Overigens mag dat verplicht melden ook anoniem of strikt vertrouwelijk.

Waarom deze aanpak?
Laten we de voordelen eens bekijken: organisaties hebben grote baat bij integer, verantwoord zakendoen op lange(re) termijn (zie onderzoeken van ethisphere mbt ‘the most ethical companies’). Hun beurskoersen zijn hoger, hun grootste talenten blijven langer, hun kosten zijn lager, het aantal geobserveerde misdragingen geringer. Dankzij meldingen kunnen organisaties hun eigen ‘tijdbommen’ zelf opruimen voordat die ontploffen.  Dankzij meldingen krijgen zij weet van fraude, omkoping, kartelvorming, discriminatie, mensenrechtenovertredingen en dergelijke. Dankzij het verplicht melden kunnen zij voorkómen dat dergelijke zaken jarenlang voortbestaan. Het lijkt mij bovendien heel logisch: ‘put your money where your mouth is’. Indien je integriteit serieus neemt, dan sta je ergens voor en verwacht je dat iedere werknemer iedere dag de organisatie iets beter achterlaat dan hij/zij aantrof. Hij/zij een actieve bijdrage levert aan de kernwaarden en lange termijn doelen van de organisatie. Veel fraude wordt ontdekt dankzij tips van eigen medewerkers (zie mijn blog hierover).

Mijn advies:
Neem in jouw eigen meldprocedure een verplichting op voor elke medewerker om een vermoeden te melden van een overtreding van de gedragscode die kan leiden tot gevangenisstraf, hoge boete of forse reputatieschade. Vele bedrijven gingen jou al voor (bel me voor de lange lijst, of een voorbeeldtekst). Je gaat er geen spijt van krijgen!

P.S. Binnenkort verschijnt het jaarlijkse wereldwijde onderzoek naar het gemiddelde aantal meldingen bij grotere organisaties, en zal ik daarover weer berichten.