Compliance en hospitality: kun je nog gasten uitnodigen?

By Roland NotermansGeen categorieWith 0 comments

Geschenken, vertier en vermaak, sponsoring en goede doelen, zelfs commissiebetalingen: ze horen bij het zakendoen. Ze kunnen en mogen TENZIJ ze te vaak, te luxueus, op het verkeerde moment of met de verkeerde intentie gebeuren!

 

Toch kampen veel bedrijven nog steeds met hun uitnodigingsbeleid, zo bleek vorige maand tijdens een zeer waardevolle ronde tafeldiscussie over deze onderwerpen. Waar moet je zoal op letten? BHP Billiton werd fors beboet omdat ze op slordige wijze ambtenaren hadden uitgenodigd voor de Olympische Spelen. Wat kunnen we van die casus leren?

 

Eerst even een samenvatting van de feiten: Billiton nodigde meer dan 170 ambtenaren uit, ontving ruim 60 en betaalde hun kosten. Voorafgaande aan het uitnodigen had Billiton wijselijk een zorgvuldig programma en voorbeeldcasus gepubliceerd. Managers moesten een aanvraagformulier invullen dat door een Ethics Panel moest worden beoordeeld. Dat lijkt professioneel.

Waar ging het dan toch mis?

 

Niet in de opzet van dit programma, maar in de uitvoering en controle. Managers werden onvoldoende gewaarschuwd voor het uitnodigen van personen tijdens onderhandelingen en onvoldoende getraind om de risico’s zelf te kunnen evalueren; er werd onvoldoende gewezen op de risico’s van het uitnodigen van medewerkers van staatsondernemingen en van echtgenotes/partners; het Ethisch Panel beoordeelde ter controle slechts tien aanvragen; formulieren konden verkeerd of onvolledig worden ingevuld zonder sancties; formulieren werden niet door onafhankelijke functies als legal of compliance beoordeeld. Zo werden ambtenaren uitgenodigd tijdens onderhandelingen. Tevens werden echtgenotes/partners uitgenodigd en gefêteerd.

 

Kortom: het programma was niet gedetailleerd genoeg; er werd te weinig doorgepakt, te weinig onafhankelijk beoordeeld en gecontroleerd; er was onvoldoende aandacht voor het risico dat een en ander als corruptie zou kunnen worden gezien. Uiteindelijk kostte Billiton deze aanpak van hospitality ruim €400.000 per genodigde (exclusief kosten van advocaten en interne verloren uren).

 

Uitnodigingen aan privé personen zijn wel degelijk mogelijk maar moeten zorgvuldig en doordacht worden gedaan, met inachtneming van hetgeen zij op basis van hun eigen interne regels wel en niet mogen aannemen. Uitnodigingen aan ambtenaren vergen veel meer zorgvuldigheid, omdat zij vaak op basis van hun eigen interne regels geen of bijna geen zaken van waarde mogen aannemen (zie de pijnlijke Ordina zaak, waar de CEO dacht dat de grens van vijftig euro alleen voor geschenken maar niet voor vertier gold; zie ook de veroordelingen van Gedeputeerde Statenlid Hooijmaijers, wethouder van Rey, Woningcorporatie voorzitter ‘Maserati’ Moellenkamp).

 

Meer weten over de 7 elementen van elk effectief anti-corruptie programma en ‘adequate procedures’? Over 2 weken houden we een workshop over deze onderwerpen gedurende een halve dag (dinsdagmiddag 20 juni). Klik hier voor meer informatie.