Wat kunnen compliance professionals leren van het vorige week gepubliceerde onderzoek van de Algemene Rekenkamer naar integriteitsprogramma’s bij onze 12 kerndepartementen?
Meer dan je misschien in eerste instantie zou denken! Het onderzoek biedt waardevolle inzichten die je kunt vergelijken met jouw eigen programma. Wellicht ontdek je kansen om in het komende jaar verbeteringen door te voeren.
Wat gaat er goed?
De tevredenheid over het voorbeeldgedrag van leidinggevenden is hoog, evenals over de rol en activiteiten van vertrouwenspersonen.
Maar waar liggen de knelpunten (hopelijk gaat dit bij jullie beter)?
- Meer dan driekwart van de ondervraagden meldt géén vermoedens van integriteitsschendingen (slechts 20% doet dit wél). Angst voor represailles, zorgen over hun carrière en een gebrek aan vertrouwen in opvolging spelen hierbij een grote rol. Een op de acht weet zelfs niet waar ze een melding kunnen doen!
- Er ontbreekt vaak een samenhangende aanpak van risicoanalyses en de evaluaties daarvan, die gebruikt kunnen worden om het integriteitsbeleid te verbeteren (denk aan root cause analyses en de plan-do-check-act-cyclus).
- De positie van integriteitscoördinatoren (bij ons bekend als Hoofd Compliance & Ethiek) is vaak onvoldoende sterk en -onafhankelijk. Deze coördinator is het centrale aanspreekpunt voor integriteitsvraagstukken, en moet toezien op samenhang, coördinatie, monitoring en evaluatie van het beleid. Ook adviseren de coördinatoren de leiding over nieuwe initiatieven.
- Het verbaast me enorm dat er vaak geen concrete, actuele en operationele meld- en onderzoeksprotocollen zijn. Het is cruciaal dat duidelijk is wie wat moet doen en wanneer, en wat de melder kan verwachten. Dergelijke protocollen (liefst met visualisaties) geven potentiële melders vertrouwen om naar voren te stappen.
- Leidinggevenden krijgen vaak niet de structurele ondersteuning die ze nodig hebben (slechts 15% voelt zich voldoende ondersteund). Ze hebben tips, trainingen en een toolbox nodig om bekwaam te handelen in integriteitskwesties.
- Vaak ontbreken concrete (jaar)doelen, waardoor het moeilijk is om te evalueren of het complianceprogramma effectief is.
- Er bestaat een te grote kloof tussen wat er wordt gezegd (“integriteit is belangrijk”) en wat er daadwerkelijk wordt gedaan om integriteitsschendingen te voorkomen.
Wat zijn de belangrijkste aanbevelingen?
- Spreek elkaar vaker aan op ongewenst gedrag.
- Bespreek integriteitskwesties op vaste momenten in plaats van ad hoc. Vraag je af: doen we het juiste, en doen we dat op de juiste manier?
- Leg meer nadruk op het leren van fouten.
- Handhaaf zichtbaar, zodat medewerkers zien dat het integriteitsprogramma serieus wordt genomen door de leiding.
- Bied meer steun aan medewerkers die ongewenst gedrag of vermoedens willen aankaarten.
Conclusie
Evalueer jouw eigen complianceprogramma regelmatig, analyseer de effectiviteit en verbeter waar mogelijk. Bel gerust om van gedachten te wisselen!
KLIK HIER voor het oorspronkelijke rapport.
English version:
What can compliance professionals learn from the recent report by the Dutch ‘Algemene Rekenkamer’ (Governmental Audit Institute) into integrity programs within our 12 core ministries?
More than you might initially think! The report offers valuable insights which you can compare to your own program. You may discover opportunities to make improvements in the coming year.
What’s going well?
There’s high satisfaction with the exemplary behavior of leaders, as well as with the role and activities of trusted advisors.
But where are the issues (hopefully things are better at your organization)?
- More than three-quarters of respondents do not report suspected integrity violations (only 20% do). Fear of retaliation, concerns about their career, and a lack of trust in proper follow-up are key factors. One in eight even said they didn’t know where to report!
- There is often a lack of a cohesive approach to risk analysis and evaluations which can subsequently be used to improve the integrity programme (think of root cause analyses and the plan-do-check-act cycle).
- The position of integrity coordinators (in our organization known as the Head of Compliance & Ethics) is often not strong or independent enough. These coordinators should be the central contact point for integrity issues, ensuring policy coherence, coordination, monitoring, and evaluation. They also advise leadership on new initiatives.
- I’m astonished by how often there are no clear, up-to-date, and operational protocols for reporting and investigating issues. It’s crucial that it’s clear who should do what and when, and what the reporter can expect. Such protocols (ideally with visualisations) are essential to build trust and encourage potential whistleblowers to come forward.
- Leaders often don’t receive the structural support they need (only 15% feel adequately supported). They require tips, training, and a toolbox to act competently when dealing with integrity-related issues.
- Concrete (annual) goals are frequently missing, making it difficult to evaluate whether the compliance programme is effective.
- A significant gap exists between words and actions: between saying “integrity is important” and actually doing enough to prevent integrity violations.
What are the main recommendations?
- Address unwanted behavior more often.
- Discuss integrity issues at regular, fixed times rather than ad hoc. Ask: are we doing the right thing, and are we doing it in the right way?
- Place more emphasis on learning from mistakes.
- Enforce policies visibly, so employees see that leadership takes the integrity programme seriously.
- Provide more support for employees who want to address unwanted behavior or suspicions.
Conclusion
Regularly evaluate your compliance program, analyze its effectiveness, and improve wherever possible. Feel free to call if you’d like to brainstorm!
CLICK HERE to read the original report.
