Compliance verbeteren? Mijn 25 tips als checklist voor 2020!

By Roland NotermansGeen categorieWith 0 comments

Aan het begin van een nieuw jaar wensen we elkaar heel veel goeds (bij deze 😊 ). Zo halverwege de eerste week moeten we onze plannen voor het nieuwe jaar wel eigenlijk klaar hebben. Mocht je nog enige tips wensen om jouw eigen compliance aanpak te verbeteren, lees hier dan verder. Zelfs als je maar één of twee nieuwe dingen in deze lijst ziet, is verder lezen al de moeite van enige minuten waard!

Tips:
1. Analyseer wat afgelopen jaar al goed ging en de komende periode weinig extra aandacht behoeft, en welke zaken niet effectief bleken. Is dat erg? Niet altijd. Bespreek in een klankbordgroep of integriteitscommissie wat wel en geen prioriteit moet krijgen het komende jaar. Bij beperkte middelen kies je voor die risico’s die hoog scoren en jullie reputatie of financiën zeer kunnen schaden.

2. Indien effectiviteit wel een probleem blijkt, achterhaal dan wat daarvan de oorzaak is en hoe jullie samen het komende jaar die effectiviteit kunnen verhogen. Snelle medicijnen of trukendozen werken maar heel kort: compliance blijft hard werken, en cultuurveranderingen gaan bijna altijd tergend langzaam. Doe het niet alleen: samen is het kernwoord.

3. Laat de verantwoordelijkheid voor ‘verantwoord handelen’ bij elke leidinggevende en werknemer, en promoot een cultuur van vertrouwen en mogen leren!

4. Verplaats je in de ontvanger van jouw boodschap en ontwerp jouw compliance aanpak zoals zij jouw dienst willen ontvangen. Gebruik marketing-inzichten en ondersteun vooral leidinggevenden: indien zij de boodschap over ‘verantwoord handelen’ brengen is dat op de langere termijn veel effectiever dan een centrale boodschap van de compliance professional.
Regelmaat helpt: liever veel korte communicaties dan eenmaal een of twee uren per jaar. Probeer in processen en procedures de gekozen compliance-aanpak ‘in te bakken’ (compliance by design).

5. Help de organisatie om integriteitsoverwegingen ‘zichtbaar’ te maken. Vaak denken managers dat zij integere beslissingen nemen, maar medewerkers kunnen niet in hun hoofden kijken. Goede intenties blijven meestal verborgen. Maak overwegingen dus expliciet; ondersteun jouw leidinggevenden daarbij, want het komt hen meestal niet vanzelf aangewaaid (hoe weten medewerkers dat integriteit belangrijk is indien er weinig over wordt gesproken?).

Bekijk of jullie de navolgende 20 onderwerpen al volledig hebben geïntroduceerd en geïmplementeerd (zo niet, kies er dan een of twee voor komend jaar – niet noodzakelijkerwijs in deze volgorde):

o Anonieme meldlijn (want de meerderheid meldt helaas nog steeds anoniem) naast laagdrempelige meervoudige meldkanalen
o Bescherming klokkenluiders: wordt jullie anti-represailles beleid daadwerkelijk uitgevoerd en gecontroleerd? Voelen melders zich ook beschermd?
o Transparant rapportageprocedure voor meldingen: is in één oogopslag duidelijk voor elke medewerker wat er gebeurt met zijn/haar formele Melding?
o Een e-learning programma, geïntroduceerd door de eigen leidinggevende en opgevolgd door gesprekken in de eigen afdeling over eigen dilemma’s
o Training mbt compliance-onderwerpen zijn onderdeel van ‘gewone’ leiderschapstrainingen ipv separaat (morele competentieontwikkeling)
o Protocol voor managers, vertrouwenspersonen en compliance ambassadeurs wat te doen bij (vermeende of geconstateerde) non-compliance
o Zeer eenvoudige tool voor managers om een Melding door te geven aan de compliance functie (bijv. middels een telefoon-app)
o Managers krijgen additionele trainingen en toolboxes aangeboden
o Procedure/protocollen om Meldingen wereldwijd op dezelfde wijze (waar wettelijk toegestaan) en met dezelfde waarborgen te onderzoeken
o Protocol voor de Integriteitscommissie hoe om te gaan met Meldingen (wie doet wat wanneer)
o Procedure om centraal/onafhankelijk sancties op te leggen (dus niet door eigen leidinggevenden)
o Compliant gedrag is onderdeel van de jaarbeoordeling (niet alleen afrekenen op ‘wat’ maar ook op ‘hoe’ elk doel is bereikt)
o Programma om te auditen en monitoren, liefst door anderen dan de compliance professionals, inclusief meting effectiviteit en root cause analyses van overtredingen
o Jaarlijkse cultuurmeting
o Screening van leveranciers en ondersteuning bij gebleken tekortkomingen
o Beleid om medewerker verantwoordelijk te houden voor non-compliance is zichtbaar; cijfers worden gepubliceerd
o Due diligence mbt integriteit toekomstige topmanagers en gevoelige functies (zoals inkoop; finance/accounting)
o Gedragscode wordt formeel onderdeel van normale business beslissingen (compliance by design)
o Centraal Integriteitscommissie publiceert antwoorden op dilemma’s (moresprudentie)
o Compliance is onderdeel van een geïntegreerde governance/risk/compliance aanpak, van maatschappelijk verantwoord handelen en stakeholder-dialogen

(mocht je willen klankborden, bel gerust, het is gratis; mocht je nog meer willen lezen en je afvragen wanneer genoeg eigenlijk goed genoeg is, raadpleeg dan de ‘checklist’ die de Amerikanen hanteren; klik hier)