De nieuwste compliance benchmark: zitten jullie ook al op 2% meldingen?

By Roland NotermansGeen categorieWith 1 comment

Wie:
Navex is een van de vele aanbieders van externe meldlijnen en publiceert een jaarlijkse benchmark. Die benchmark is zeer interessant voor elke compliance professional, omdat het veel inzichten oplevert voor jouw eigen programma. Wijken jouw cijfers sterk af van de benchmark, dan geeft dit rapport waarschijnlijk enig inzicht in de onderwerpen die je de komende periode meer aandacht zou moeten geven.

Hoogtepunten hier samengevat:
Niet iedereen heeft zin om een rapport van bijna 50 pagina’s door te worstelen, dus bij deze vat ik de hoogtepunten voor jou samen:

*indien jouw organisatie alleen bijhoudt hoeveel meldingen binnenkomen via het internet of een telefoontje naar de externe meldlijn, dan liggen de aantallen significant lager (mediaan 1,1%) dan indien je ook alle andere manieren van meldingen meetelt (mediaan 2,1%), zoals binnenlopen bij de eigen leidinggevende of vertrouwenspersonen, emails, telefoontjes intern, post, soms zelfs een simpele app om te rapporteren; e.d.

*die tweede manier van meldingen verzamelen is belangrijker dan de eerste, omdat de percentages van bewezen overtredingen daar veel hoger liggen (59% van die Meldingen bleken inderdaad een overtreding van de gedragscode, tegenover ongeveer 35%);

*de aantallen meldingen over intimidatie en (seksueel) ongewenste omgangsvormen zijn enorm gestegen (18% in twee jaar, waarschijnlijk dankzij de #MeToo aandacht in alle media);

*15% van alle ‘Meldingen’ waren eigenlijk verzoeken om informatie; het lijkt misschien onhandig of vervelend dat de meldlijnen daarvoor ook worden gebruikt, máár je kunt het ook als iets heel positiefs zien: medewerkers zijn bereid om informatie te zoeken; de aard en het aantal vragen geven jou veel inzicht mbt de uitdaging waar jij de informatieverschaffing zou kunnen verbeteren.
Mijn tip: geef medewerkers dus ook de mogelijkheid om via de meldkanalen vragen te stellen over het compliance programma;

*ongeveer vier van de zes meldingen gaan over respect op de werkvloer; 16% (één op de zes) gaat over majeure misstanden zoals corruptie, fraude, mededinging, belangenconflicten, vervalsen van documenten en klant/leveranciersrelaties; deze categorie meldingen kunnen grote tijdbommen zijn die zware schade kunnen toebrengen;

*helaas wil 57% van alle melders nog steeds anoniem blijven; zij vrezen represailles of hebben te weinig vertrouwen in de organisatie om een melding zorgvuldig op te volgen; dat zijn pijnlijke cijfers die aantonen dat we nog een heel lange weg te gaan hebben voordat we in een open, veilige cultuur elkaar durven aanspreken of dilemma’s bespreekbaar maken;

*ruim 40% van alle meldingen konden worden bewezen als overtreding van de gedragscode (hoe hoger het percentage, hoe effectiever jouw programma?); zelfs bij anonieme meldingen zagen we ongeveer deze aantallen (nl 38%: zorg dus goed voor anonieme melders door hen snel te bedanken en vervolgvragen te stellen);

Kanttekeningen:
Tenslotte even dit onderzoek in perspectief plaatsen:
*weliswaar werden de resultaten gebaseerd op meer dan één miljoen meldingen bij meer dan 2700 klanten die ongeveer 44 miljoen medewerkers hadden, maar ongeveer 80% van die klanten hadden hun hoofdkantoor in de USA. De cijfers buiten de USA liggen historisch gezien (iets) lager dan in de USA, maar gooi deze cijfers niet direct in de prullenbak: ze geven een richtsnoer en een stijgende lijn aan.

Compliance loont:
Recent wetenschappelijk onderzoek heeft nogmaals een positieve correlatie aangetoond tussen een veilige, open meldcultuur enerzijds en betere financiële resultaten en minder rechtszaken anderzijds (zie dit onderzoek en zie ook mijn vorige blog over interne fraude).

Volledige onderzoek downloaden: dat kan door hier te klikken.