Eindelijk is op 20 december jl. de Wet Bescherming Klokkenluiders door onze Tweede kamer, en eergisteren door onze Eerste kamer aangenomen. Deze wet vervangt de huidige Wet Huis voor Klokkenluiders. Op het laatste moment zijn er een aantal belangrijke wijzigingen door de Tweede kamer doorgevoerd. Die zijn helaas niet altijd duidelijk, dus de komende maanden blijf ik hierover berichten. Ook leveren een aantal wettelijke verplichtingen voor met name een holding met groepsmaatschappijen vervelende uitdagingen op, waarbij moeilijke keuzes moeten worden gemaakt.
De belangrijkste wijzigingen die wel helder zijn zet ik nu op een rijtje, want je moet aan de slag, óók met de OR (de rest kun je nalezen in mijn blog van 5 juli 2022 – KLIK HIER). Overigens: op basis van de nieuwe wetstekst moeten jullie hoogstwaarschijnlijk de huidige regeling aanpassen, maar lang niet alle lastminute wijzigingen uit december leiden tot wijzigingen. Ik begin met de wel noodzakelijke aanpassingen, dan met overige wijzigingen.
Meldregeling wel aanpassen:
*Zorg dat de melder schriftelijk aangeeft aan wie hun naam wel/niet mag worden doorgegeven. Uitgangspunt is anonimiteit, tenzij! Probeer altijd goedkeuring te krijgen om eventuele onderzoekers nadere vragen te laten stellen aan de melder, ZELFS indien die anoniem wenst te blijven (eventueel een Vertrouwenspersoon of andere adviseur als postbus laten optreden).
*Hou er in je definities (liever zo min mogelijk gebruiken) rekening mee dat onder misstanden OOK situaties vallen die structureel zijn of ernstig en een enkele persoon te boven gaan. Bij voorbeeld structurele intimidatie om teams te laten overwerken. (NB in mijn model meldregeling hoef je dat niet aan te passen, want eigenlijk wil je veel gemeld krijgen dan alleen misstanden).
*Zorg dan een potentiële melder kan kiezen uit schriftelijk melden, telefonisch (resp. spraakberichtsysteem) en mondeling op locatie bij de EIGEN vennootschap! Dat levert bij groepsmaatschappijen echt uitdagingen; daarover bestaat controverse, zoals je begrijpt, maar het is verstandig om de meldingsdrempel laag te houden, dus zorg voor voldoende medewerkers die in hun hoedanigheid van ‘ambassadeur’ of lokale coördinator (géén vertrouwenspersonen) tevens als ‘onafhankelijk meldpunt’ kunnen fungeren, en hopelijk ook enig advies kunnen geven om te de-escaleren. Overigens moet de melder instemmen om een gesprek op te mogen nemen.
*De melder moet een adviseur in vertrouwen kunnen raadplegen. Zorg dus voor voldoende INTERNE adviseurs (bij voorbeeld Vertrouwenspersonen, ambassadeurs, liaisons) want anders gaat de melder extern advies inwinnen (dat moet je denk ik niet willen).
*Zorg dat er een meldcoördinator is benoemd die voldoende onafhankelijk kan opereren, alle meldingen ontvangt en registreert, de melder binnen 7 dagen bedankt voor de melding en de melder op de hoogte houdt gedurende de gehele periode. In ieder geval binnen drie maanden nogmaals, maar veel liever elke paar weken: je wilt voorkómen dat die melder extern gaat (NB: die persoon zou wat mij betreft OOK regelmatig moeten inchecken bij melders of zij represailles ervaren!).
*Zorg ook voor een onafhankelijk onderzoekspunt, dat onderzoeken opvolgt (coördineert). Vermijd het drie-petten syndroom.
*De melder mag misstanden nu direct extern melden (en in sommige gevallen zelfs direct openbaar maken)! Voor internationaal opererende organisaties is het een enorme uitdaging om alle werknemers in elk land te informeren over de mogelijkheid om misstanden direct extern te melden, en over hun rechtsbescherming. Dat kan ruimhartig of kort/streng (of ertussenin, bij voorbeeld mbv bijlagen of verwijzingen). Overigens moet je toch iedereen informeren daarover, ook indien je slechts in Nederland opereert.
*Indien de melder benadeling ervaart wegens het melden dan geldt een omkering van de bewijslast; train leidinggevenden het komend jaar in het omgaan met meldingen, vermoedens van represailles e.d. (zie daarover mijn blog volgende maand).
*De bescherming geldt overigens eveneens voor dreigende schendingen van de gedragscode en/of misstanden, of zaken die onder het tapijt dreigen te verdwijnen. Benoem dat dan ook, wanneer je medewerkers aanspoort om een melding te doen!
Een paar belangrijke wijzigingen die je zou moeten onthouden:
*Anoniem melden kan/mag ook via een vertrouwenspersoon of tussenpersoon, zoals een advocaat (hierover is verwarring ontstaan: is dit ook voor interne anonieme meldingen verplicht? Hopelijk niet; nadere info volgt).
*Indien je 250 medewerkers of meer in dienst hebt dan moet jouw meldprocedure aan de nieuwe wet voldoen (de inwerkingtredingsdatum is nog niet bekend). Vermijdt de naam ‘klokkenluidersregeling’: vreselijk woord. Niemand wil klokkenluider zijn. Meldregeling of meldprocedure is duidelijker (een voetnoot waarin jullie vermelden dat die aan de WBK voldoet is afdoende). OOK het Huis voor Klokkenluiders adviseert om dat woord niet intern verder te gebruiken (want niemand wil klokkenluider zijn). Kleinere organisaties hebben tot 17 december van dit jaar de tijd. Indien je in de financiële sector werkzaam bent (bijv. trustkantoor) dan geldt het aantal medewerkers niet en moet je direct aan de nieuwe wet voldoen.
*De Ondernemingsraad heeft op basis van artikel 27 lid 1 sub m een instemmingsrecht mbt wijzigingen in de meldregeling. Herschrijf die dus op heldere, begrijpelijke wijze en ga vroegtijdig in gesprek. De nieuwe regeling is er vooral om de werknemers te beschermen!
*De wetstekst moet nog in het Staatsblad worden gepubliceerd om van kracht te zijn, dus ik verwacht dat half maart of begin april.
Voor mijn klanten:
Meldregelingen die ik vóór 2022 voor vele klanten heb geschreven behoeven op zo’n 20 punten te worden aangepast! Bel gerust om verder te klankborden, want er moeten een paar moeilijke knopen worden doorgehakt, omdat theorie (gepubliceerde teksten en opinies) en jullie gewenste praktijk behoorlijk uiteenlopen! Of meld je aan voor het extra webinar van Klokkenluiden naar SpeakUp op 2 maart of 22 mei a.s.
