Recent werd het jaarlijkse benchmark-onderzoek gepubliceerd over meldlijnen. Ieder jaar besteed ik daar weer veel aandacht aan, omdat deze analyse enorm relevant is voor elke compliance professional. Die wil immers weten of haar/zijn medewerkers begrijpen hoe en bij wie ze hun zorgen en meldingen over mogelijke overtredingen van de gedragscode terecht kunnen. Jij wilt toch ook kunnen vergelijken of jouw compliance programma effectief is, of je meer aandacht aan trainingen moet geven of het ondersteunen van leidinggevenden? Je wilt toch nagaan of jullie cultuur veilig genoeg is voor medewerkers? Of: je wilt gewoon leren van anderen 😊
Opzet onderzoek:
Meer dan 1,4 miljoen meldingen over mogelijke gedragscode-overtredingen werden geanalyseerd, verspreid over ruim 3.250 klanten met samen meer dan 50 miljoen medewerkers. Daarbij zijn zowel gemiddelden als medianen gehanteerd (die laatste geven een veel accurater richtsnoer, omdat extreme aantallen eruit worden gefilterd). Helaas wel sterk USA georiënteerd; tevens veel klanten met meer dan tien duizend werknemers. Toch even doorlezen, want ook Nederlanders hebben er veel aan!
Hebben jullie al 1,4 meldingen per 100 werknemers?
In Nederland ligt ons percentage meldingen in mijn ervaring lager, maar wereldwijd is de mediaan 1,4 per 100 werknemers. Nieuw is dat 20% van alle bedrijven op 5 meldingen of meer per 100 werknemers uitkomt! Hou wel in de gaten dat in 15% daarvan het gaat om verzoeken om informatie die medewerkers eigenlijk zelf zouden moeten opzoeken (wellicht is die informatie ook bij jullie moeilijk te vinden?). Indien jouw externe meldlijn niet kan worden gebruikt om informatie te geven op alledaagse vragen, zorg er dan wel voor dat je dat op een andere, laagdrempelige manier aanbiedt, want ongeveer een op de zes medewerkers wil geen formele melding doen maar slechts een vraag stellen. En analyseer het percentage informatie-verzoeken: hoe hoger, hoe meer ruimte om jullie communicatie-kanalen te verbeteren.
Waarover wordt een melding gedaan?
Uiteraard kun je naar je eigen gedragscode kijken en categorieën bedenken, maar dit rapport kiest voor de navolgende verdeling nav de aard van de overtreding:
HR-gerelateerde zaken zoals intimidatie, respect op de werkvloer (die maken 65% uit van het totaal; N.B. vrouwelijke ambtenaren onder de 35 jaar in Nederland hebben in 14% ongewenst seksueel gedrag ervaren; hoe zit dat bij jullie?)); financiële malversaties (3%); veiligheid/gezondheid (7%); zakelijke eigendommen (4%); zakelijke integriteit (zoals corrupt gedrag, mededinging, belangenverstrengelingen; 21%). Die laatste categorie is gestegen, en dat zou zorgen moeten baren, want dergelijke overtredingen zijn een bedreiging voor de reputatie van jouw organisatie!
Nog steeds veel anoniem?
Jazeker, en dat moeten we dus koesteren: 59% rapporteert anoniem. Vaak omdat men angst heeft voor represailles, of geen vertrouwen in de zorgvuldigheid waarmee interne onderzoeken worden uitgevoerd (zie mijn blog van vorige maand). Toch zijn ook deze meldingen zeer waardevol teneinde ‘verantwoord handelen’ te bevorderen en rotte appels op te sporen: 38% van alle anonieme meldingen kunnen worden bewezen (bij meldingen over zakelijke integriteit zelfs 50%!).
Hoelang duurt het voordat een Melding wordt gedaan?
20% van de medewerkers meldt binnen 5 dagen na een incident, maar 20% pas na 60 dagen of langer. Dat is relevant om ook bij jullie na te gaan, want wat is de reden om maanden te wachten met een melding? Angst? Waarvoor dan? Wat zegt dat over de cultuur daar? Wellicht overwegen om een cultuurmeting te doen?
Welk kanaal gebruiken de melders?
Via het internet (ongeveer 24%), externe meldlijn (ongeveer 33%), anonieme email, binnenlopen bij HR, compliance of de eigen manager (samen 43%): analyseer deze kanalen en bekijk waar je kunt verbeteren! Interessant is dat die laatste categorie (43%) veel vaker kan worden bewezen dan de eerste twee.
Psychologische veiligheid en vertrouwen zijn de sleutel
Hoe groter de organisatie, hoe moeilijker om vertrouwen te vergroten en dus hoe lager de aantallen meldingen per 100 medewerkers. Toch ligt daar de uitdaging voor veel cultuurprogramma’s, want zonder een ‘doe-je-mond- open’ cultuur is de kans erg groot dat in jouw organisatie veel misstanden ongemerkt blijven. Daar kunnen jullie zelf heel veel aan doen, want net als een auto benzine nodig heeft, vergt een veilige cultuur voortdurende aandacht (zie dit bericht).
Het goede nieuws:
hoe effectiever jouw programma, hoe hoger jouw RoI (return on investment):
mocht je toch nog ‘hard’ bewijs willen lezen waarom de investeringen in jouw compliance programma zich op langere termijn terugbetalen, bekijk dan eens dit onderzoek van Stubben en Welch. Hun conclusie: hoe meer meldingen, hoe minder boetes en majeure rechtszaken. 😊
Wil je zelf het gehele rapport lezen, klik dan hier.
