Effectiviteit van jouw compliance programma meten?

By Roland NotermansGeen categorieWith 0 comments

Afgelopen week publiceerde LRN haar nieuwe benchmark-rapport: het Ethics & Compliance Program Effectiveness Report 2019. Het LRN onderzoek richt zich met name op het meten van de effectiviteit van compliance programma’s: die is vaak erg moeilijk aan te tonen (zie mijn eerdere blogs op mijn website).

Onderstaand vat ik de hoogtepunten van het nieuwe rapport samen. Die leveren goede argumenten op voor de vraag waarom jij extra fondsen nodig hebt om jouw eigen programma op een hoger plan te tillen. Tevens verschaffen zij waardevolle inzichten inden jij de effectiviteit van jouw eigen programma tegen het licht zou willen houden.

1. Het mag geen verrassing zijn dat een aanpak gebaseerd op principes en kernwaarden effectiever blijkt dan een aanpak gebaseerd op regeltjes, alsmede betere financiële resultaten genereert voor de hele organisatie (p4 en 9);
2. Focus van jouw programma zou moeten zijn dat ethics & compliance in gewone processen en procedures worden ingebed; gevolg: kernwaarden gaan onderdeel van de gewone besluitvorming maken; ‘op principes gebaseerde prestaties’ zijn het gevolg; dat alles levert een hoger rendement op; zorg dus dat de kernwaarden onderdeel van de DNA en cultuur worden (p4 en 9); (dezelfde gedachte is overigens terug te vinden in de ‘100 evaluatievragen-bij-wangedrag-aanpak’ van het Amerikaanse Ministerie van Justitie, gepubliceerd in januari 2017; zie mijn blog daarover)
3. Resultaat van een ‘ethische’ aanpak van jouw compliance programma is hogere betrokkenheid van medewerkers (zie hoe belangrijk dat is het leidende werk van Muel Kaptein over soft controls);
4. Tevens blijkt als resultaat dat de bereidheid van medewerkers om hun mond open te doen (‘tjellen’ of SpeakUp) veel hoger blijkt (p6);
5. Alle leidinggevenden moeten verantwoordelijkheid nemen voor en een actieve rol spelen in het voorkómen van misstanden; dus niet alleen compliance professionals en tweedelijns functionarissen (p9);
6. Trainingen die de nadruk leggen op ethisch handelen in plaats van het navolgen van beleid en regeltjes blijken effectiever (p10).

Bovenstaande uitkomsten zouden eigenlijk geen enkele compliance professional mogen verbazen; het meest interessante is de wijze waarop LRN probeert om de effectiviteit van compliance programma’s daadwerkelijk te meten (p7).

Namelijk door op drie gebieden medewerkers te bevragen:
a. zijn beslissingen gebaseerd op kernwaarden of operationele doelen?
b. gelden in de praktijk dezelfde normen voor en worden dezelfde sancties opgelegd aan alle medewerkers of bestaat de indruk dat het hoogste echelon en de beste presteerders worden ontzien (het concept van ‘organizational justice’)?
c. bestaat er een veilige, open cultuur waar medewerkers worden gewaardeerd indien zij hun mond opendoen en vragen stellen, ideeën aandragen e.d.?

Zeer interessant en leerzaam zijn de vragen die LRN in hun enquête stelt aan medewerkers om op bovengenoemde drie gebieden een gevoel voor de effectiviteit van het compliance programma te meten. Omdat dergelijke enquêtes vaak wereldwijd worden uitgevoerd, vind je onderstaand de originele Engelstalige vragen:

1. High performers who violate our code of conduct or values are tolerated.
2. Managers in my organization sometimes act as if they are above the rules.
3. Our employees trust that their leaders consistently make values-based decisions.
4. Employees in my organization feel pressured to achieve immediate objectives, even if it means acting in ways that are inconsistent with our values.
5. Employees in my organization hesitate to speak up/out during team meetings because they worry about how their managers will react.
6. Employees in my organization question decisions when they conflict with our values.
7. Employees in my organization do the right thing, even if it’s not in their personal
best interest.
8. Employees in my organization are comfortable skipping levels or going to a level above their direct boss to raise ethical concerns.

Nog een paar tips (want het rapport bevat tientallen zaken die jij aan jouw eigen programma zou kunnen toevoegen de komende jaren):
*zorg dat jouw gedragscode benadrukt dat de zakelijke doelen alleen mogen worden gerealiseerd op basis van de kernwaarden en ethische principes; medewerkers hebben een zakelijk moreel kompas nodig!
*voer altijd een analyse uit naar de oorzaken van majeure misstanden (p.28);
*zorg dat hogere leidinggevenden óók afgerekend worden jaarlijks op basis van hun soft controls en ethisch handelen, niet alleen op het realiseren van harde doelen (p.23; klik hier);
*tenslotte: gaat ethisch leiderschap en verantwoord zakendoen ten kost van winsten? Het antwoord wordt uitvoerig gegeven: (p.29) integendeel, op langere termijn zijn dit soort organisaties succesvoller 😊

Download hier het volledige rapport