In het afgelopen jaar bleek steeds vaker dat organisaties nav een melding van ongewenst gedrag (MOG) soms veel te snel de zwaarste middelen inzetten in de vorm van externe onderzoekers en onmiddellijke schorsing. De meeste meldprocedures leiden bijna altijd tot het doen van een onderzoek. Met alle risico’s van dien op reputatieschade van diverse betrokkenen. Of erger. Kan het ook anders? Jazeker!
Eerst luisteren en erkennen:
Begin altijd met een luisterend oor naar de melder (hij/zij), neem ruim de tijd en geef erkenning. Voor de emoties, het ervaren onrecht, de moeilijkheid tot verdere samenwerking. Wat was de context (bijv. machtsverschillen)? Heb je alle feiten? Was het een strafbaar feit dat de politie moet onderzoeken? Waren getuigen aanwezig? Wat wil de melder bereiken en is dat in het belang van de melder op korte en lange(re) termijn? Wordt de melder bijgestaan door een Vertrouwenspersoon (zo nee, waarom niet?)? Soms zijn meerdere gesprekken nodig om dit helder te krijgen. Alsook de opties die de melder heeft, de gevolgen voor de werkbeleving, de stappen die nodig zijn om onderling vertrouwen te herstellen en de werkplek weer veilig te maken. Soms zijn excuses afdoende, soms zijn opmerkingen naïef en ondoordacht gemaakt. Maar bespreek ook aan de risico’s verbonden aan vertrouwelijkheid, want soms blijken de feiten zo ernstig dat direct maatregelen moeten worden genomen. Daarbij spelen privacy en het voorkómen van reputatieschade op de achtergrond ook een rol.
Vervolgens kiezen:
De moeilijkste beslissingen moeten in deze fase worden genomen, waarbij alle belangen moeten worden afgewogen door de integriteitscommissie of vergelijkbare commissie die middels triage alle meldingen bespreekt. Zijn tijdelijke maatregelen nodig? Willen we een feitenonderzoek met behulp van onderzoekers? Of eerst een informeel gesprek, informele bemiddeling of formele mediation, een teamsessie over de grenzen van (ongewenst) gedrag, of een cultuuronderzoek? Waren de normen, waarden en omgangsvormen helder gecommuniceerd? Een veilige werkplek voor elke medewerker moet het doel zijn, nu en in de toekomst; alsook herstel van de werkrelaties en genoegdoening bij overtredingen van de gedragscode en het stoppen van ongewenst gedrag.
Tips:
*vermijd victimshaming, luister en oordeel niet totdat alle feiten bekend zijn en wederhoor toegepast;
*waar mogelijk, begin met lichtere interventies; opschalen kan bijna altijd nog;
*benadruk vertrouwelijkheid: geruchten kunnen enorme reputatieschade toebrengen;
*wees eerlijk over het proces en de (on)mogelijkheden: publiceer een onderzoeksprotocol (KLIK HIER voor mijn laatste blog daarover);
*gebruik training en groepssessies om iedere medewerker een positieve bijdrage te laten leveren aan de gewenste, veilige werkcultuur;
*laat vertrouwenspersonen de betrokkenen bijstaan maar nooit bemiddelen of onderzoeken doen (KLIK HIER voor mijn blog daarover);
*hou melder en beklaagde voortdurend op de hoogte van de processtappen en regel nazorg, want meldingen over ongewenst gedrag zijn voor alle betrokkenen zeer ingrijpend, ongeacht of eea kan worden bewezen of niet!
Meer weten over onderzoeksprotocol, vertrouwenspersonen, meldprocedures of even klankborden? Bel dan gerust (is gratis hoor): 0654914377
