Afgelopen vrijdag publiceerde NAVEX haar jaarlijkse wereldwijde benchmarkrapport mbt meldingen. Zoals ieder jaar vat ik dat rapport samen om ervan te kunnen leren: vergelijk jouw eigen cijfers met deze, bekijk waar je grote afwijkingen ziet en analyseer waarom, zodat je je eigen compliance programma kunt verbeteren.
Het onderzoek is gebaseerd op meer dan vier duizend klanten, die samen bijna 70 miljoen medewerkers in dienst hadden die 2,15 miljoen meldingen maakten. 80% van die klanten zaten in de USA, ruim 6% in Europa. De mediaan ligt wederom rond de 1,57 meldingen per 100 werknemers (medianen geven een beter cijfer dan gemiddelden; de helft heeft meer, de andere helft heeft minder meldingen). Wat zijn de relevante hoofdpunten uit dit lijvige, gedetailleerde rapport van 113 pagina’s?
De hoogtepunten:
*de genoemde mediaan van 1,57 gold voor alle organisaties gecombineerd; maar grote verschillen bestonden tussen organisaties die uitsluitend meldingen telden via web en hotline ( 1,04 per 100) en organisaties die ook alle andere bronnen meetelden zoals emails, telefoontjes, via leidinggevenden (die kwamen op een mediaan van 2,2 per 100 werknemers);
*private ondernemingen rapporteerden bijna tweemaal zoveel meldingen dan beursgenoteerde ondernemingen (1,8 versus 1,1), maar educatieve organisaties (1,4) en overheidsinstanties (lees ambtenaren: 2,4) meldden nog vaker;
*kleinere organisaties (minder dan 2500 werknemers) rapporteerden het hoogste aantal meldingen: 3,1 per 100 werknemers;
*54% van alle meldingen werden anoniem ingediend; helaas kwamen die melders weinig terug in het systeem om nadere vragen te beantwoorden, namelijk in een kwart van alle anonieme meldingen;
*meldingen kwamen vaker binnen via webbased formulieren (33%), dan via een externe, telefonische hotline (29%), maar het hoogst scoorde de ‘overige’ categorie zoals interne meldingen via emails, telefoontjes, gesprekken met leidinggevenden (37%);
*derden zoals zakenpartners melden vaker dan de vorige jaren en zorgden voor bijna 10% van alle meldingen;
*majeure integriteitsschendingen werden in 20% van alle gevallen gemeld (=mediaan; de frequentie van dit soort meldingen lag boven de 32%); denk aan omkoping, kartelvorming, belangenverstrengelingen en fraude; let op: indien jouw organisatie minder dan 1,57 meldingen per 100 heeft ontvangen, dan ligt het percentage majeure integriteitsschendingen nog veel hoger (tot wel 31%: die zijn mogelijk zeer schadelijk voor jullie reputatie, dus zorg dat je alle meldingen hierover ontvangt!);
*de meeste meldingen betroffen ongewenst gedrag: bijna 54%;
*verrassend is ook dat meer dan ooit de meldingen gegrond bleken: namelijk in 46% van alle gevallen kon dat worden bewezen (let op: soms ontbreken voldoende onderzoeksinstrumenten); zelfs anonieme meldingen konden in 34% van de gevallen worden bewezen!
*schrikbarend is het hoge cijfer van gevallen waarin represailles tegen de melder konden worden bewezen maar geen disciplinaire maatregelen werden getroffen: 45%;
*eveneens schrikbarend is dat in 20% van alle bewezen integriteitsschendingen geen (disciplinaire) maatregelen tegen de overtreders werden genomen; met name bij organisaties met minder dan 2500 werknemers bleven die achterwege (ruim 41%);
*voor het eerst bevat dit jaarlijks onderzoek ook gegevens mbt verklaringen door medewerkers aangaande hun mogelijke belangenverstrengelingen (4,06 per 100 werknemers in de USA, maar slechts 1,04 in EMEA/APAC); die verklaringen herinneren medewerkers aan het afgesproken ethisch en compliance programma, en houden die boodschap levend.
Mochten jullie dit rapport willen ontvangen of wijken jullie cijfers flink af: bel gerust om te klankborden over de vraag wat je zou kunnen doen (is altijd gratis) 😊
English:
Last Friday, NAVEX released its annual global benchmark report on whistleblowing reports. Each year, I summarise the report so you can learn from it: compare your own data with these findings, identify any significant discrepancies, and analyse them, so that you can improve your own compliance program.
The research is based on data from more than four thousand clients, collectively employing nearly 70 million employees who made 2.15 million reports. 80% of these clients were based in the USA, with just over 6% in Europe. The median again stood at 1.57 reports per 100 employees (medians are a better indicator than averages; half of the organizations reported more, and half reported fewer). What are the key takeaways from this lengthy, detailed report (113 pages)?
Key Highlights:
- The median of 1.57 applied to all organizations combined; however, there were significant differences between organizations that only counted reports through web and hotline channels (1.04 per 100) and those that also included other sources, such as emails, phone calls, or reports made to supervisors (with a median of 2.2 per 100 employees).
- Private companies reported almost twice as often as publicly listed companies (1.8 versus 1.1), but educational institutions (1.4) and government agencies (civil servants: 2.4) reported even more frequently.
- Smaller organizations (fewer than 2,500 employees) reported the highest number of reports: 3.1 per 100 employees.
- 54% of all reports were submitted anonymously; unfortunately, these anonymous reporters rarely returned to the system to answer follow-up questions—only in a quarter of all anonymous reports.
- Reports were more often submitted through web-based forms (33%) than through an external, phone-based hotline (29%), but the highest share came from the “other” category, including internal reports via emails, phone calls, or conversations with supervisors (37%).
- Third parties, such as business partners, reported more frequently than in previous years, contributing nearly 10% of all reports.
- Major integrity violations were reported in 20% of all cases (=median; the frequency of these types of reports exceeded 32%); think of bribery, cartels and anti-competitive behaviour, conflicts of interest, and fraud. Note: If your organization has received fewer than 1.57 reports per 100 employees, the percentage of major integrity violations is much higher (up to 31%), which could be very damaging to your reputation. Make sure you receive all reports related to these issues!
- The majority of reports concerned inappropriate behaviour: nearly 54%.
- Surprisingly, more reports than ever were substantiated: in 46% of all cases, the allegations could be proven (note: sometimes there are insufficient investigative tools); even anonymous reports were proven in 34% of cases!
- Alarming was the very high percentage of cases where retaliation against the reporter was proven, but no disciplinary action was taken: 45%.
- Equally concerning is that in 20% of all proven major integrity violations, no (disciplinary) actions were taken against the violators; particularly in organizations with fewer than 2,500 employees, this was the case for more than 41%.
- For the first time, this annual report also includes data on employee declarations regarding potential conflicts of interest (4.06 per 100 employees in the USA, but only 1.04 in EMEA/APAC). These declarations remind employees of the agreed-upon ethical and compliance program and keep that message alive.
If you would like to receive this report or if your numbers deviate significantly, feel free to call to discuss what you can do (this is always free of charge) 😊
