Vorige maand trad directeur Frans Leeuw van het Wetenschappelijk Onderzoeks- en Documentatiecentrum (WODC) af nadat was gebleken dat hij een melding van een ‘klokkenluider’ onvoldoende zorgvuldig had afgehandeld. Hier zit een les in voor compliance professionals: behandel meldingen zorgvuldig!
De feiten: politieke inmenging
Het WODC valt weliswaar onder het Ministerie van Justitie, maar wordt geacht volstrekt onafhankelijk eigen onderzoeksresultaten te produceren. Een medewerkster had herhaald geklaagd – tot op het hoogste niveau- over politieke inmenging. Daar werd amper op gereageerd, laat staan serieus onderzocht. De directeur van het WODC (Frans Leeuw) is afgetreden nadat de wijze van omgaan met meldingen was onderzocht. Het onderzoek concludeerde dat zowel het Ministerie als Leeuw zelf onvoldoende zorgvuldig zijn omgesprongen met een melding over die mogelijke politieke inmenging. Zou dat ook bij jullie kunnen gebeuren?
Het belang van protocollen
Interne onderzoeken vergen inzicht, ervaring, training, professionaliteit en bovenal: zorgvuldigheid. Een effectief compliance programma moedigt medewerkers aan om op gepaste wijze zaken aan de orde te stellen die wellicht op gespannen voet staan met de kernwaarden of gedragscode van een organisatie. Laat ik een paar korte voorbeelden geven over dat essentiële woordje ‘gepast’.
Een discriminerende opmerking bij de koffieautomaat over minderheden kan met een simpele opmerking in de kiem worden gesmoord: “Dat soort misplaatste grappen waarderen wij niet bij ons bedrijf”, kan dan al volstaan. Een verdenking van financiële fraude leidt soms tot de directe vraag waarom deze medewerker afwijkt van de interne afspraken. Indien zijn of haar antwoord onbevredigend lijkt, dan lijkt het gepast om de zaak bij hoger management of een (al dan niet anonieme) meldlijn aan te kaarten, zodat het geval door (fraude)experts kan worden onderzocht.
Angst voor represailles
Waarom aarzelen medewerkers om hun verdenkingen van overtredingen bespreekbaar te maken of zelfs te melden? Er blijken twee belangrijke redenen in de praktijk: (1) medewerkers hebben angst voor represailles of sociale uitsluiting; (2) medewerkers hebben te weinig vertrouwen dat hun melding serieus, zorgvuldig, professioneel zal worden onderzocht.
Geen vertrouwen
In de praktijk blijkt vertrouwen van medewerkers essentieel: vertrouwen dat zij zelf geen nadelige gevolgen zullen ondervinden indien zij op gepaste wijze hun mond opendoen. En vertrouwen dat hun melding ertoe doet! Dat de organisatie zorgvuldig met hun melding zal omspringen. Als de algemeen directeur van een grote organisatie dat vertrouwen bij het onderzoeken van een interne melding zelf beschaamt, dan rijst de vraag of de medewerkers diezelfde algemeen directeur nog wel voldoende vertrouwen; kan hij nog wel effectief functioneren?
Tips: onderzoeksprotocollen en visualisaties
Onderschat niet hoe belangrijk het is om jouw eigen interne onderzoeken te laten uitvoeren door ervaren, getrainde, zorgvuldig opererend onderzoekers die vertrouwelijkheid en onafhankelijk vooropstellen, onder alle omstandigheden. Het helpt potentiële melders enorm indien je de onderzoekstappen visualiseert: dat haalt veel angst weg. Het bevordert bovendien transparantie aan de kant van de (compliance)organisatie.
Hou je eigen onderzoeksprotocol nogmaals tegen het licht, verbeter waar nodig en zorg dat in jouw eigen organisatie niemand hoeft af te treden omdat basisprincipes als vertrouwelijkheid, onafhankelijkheid en zorgvuldigheid met handen en voeten getreden zijn!
In mijn volgende blog vertel ik aan welke 6 principes elk intern onderzoek volgens mij moet voldoen!
