Maak compliance persoonlijk!

By Roland NotermansGeen categorieWith 0 comments

Afgelopen week sprak ik een aantal werknemers van een grote bank die klaagden over de saaiheid en abstractie van compliance trainingen. Het was naar hun mening tot een afvink-activiteit verworden. Die geluiden hoor ik helaas ook elders. Toch kan het beter. Hoe?

Maak het persoonlijk. 

Welk van onderstaande emailberichten raakt jou meer in jouw emotie. Het eerste of het  tweede bericht?
“Directeur hoofdkantoor ontslagen wegens fraude”
of
“Collega (naam eigen afdeling) ontslagen wegens fraude”

Waarschijnlijk zullen vanwege privacy-redenen bovenstaande emails nooit worden verzonden, maar een gebeurtenis bij een concurrent of ergens ver weg (zelfs op het eigen hoofdkantoor) raakt medewerkers minder dan een gebeurtenis dichtbij, in eigen gelederen. Ook al omdat medewerkers (en vooral managers) nogal optimistisch zijn (“Dat gebeurt hier nooit…”).

Daarom is het aan te bevelen om zoveel mogelijk voorbeelden uit de eigen organisatie te gebruiken. Praat met de Interne Audit afdeling en de business om voorbeelden te verzamelen uit jouw eigen bedrijf. Sommige elearnings bieden de mogelijkheid aan de cursist om dergelijke ervaringen te delen. Maak daar dankbaar gebruik van (een alternatief is hen een email adres te geven waar zij hun suggesties en dilemma’s naar kunnen sturen).

Voorbeelden uit de eigen organisatie slaan een brug tussen abstracte kernwaarden en gedragscode aan de ene kant en de dagelijkse beleving uit de praktijk aan de andere. Die brug slaan is nodig om medewerkers duidelijk te maken dat het om zaken gaat die hen zelf raken.

Denk aan persoonlijke, authentieke verhalen of zakelijke dilemma’s die emoties oproepen. Stel vervolgens de vraag: “Wat zou jij doen?’ Gebruik die structuur om medewerkers eerst aan het denken te zetten en te laten voelen, alvorens uit te leggen wat ‘het bedrijf er van vindt’. 

In de e-learnings die ik voor klanten schrijf begin ik vaak met een voorbeeld uit de eigen prive-omgeving van de cursist. Daar kennen we ook principes (kernwaarden zoals respect voor elkaar; verantwoordelijkheid nemen) en een paar regels (we komen op de afgesproken tijd thuis).

Ook het bedrijf heeft behoefte om de haar principes en huisregels helder te communiceren. Doe dat liefst ook in jouw gedragscode. Een voorbeeld uit de praktijk van een klant die in de oude sgedragscode schreef:
“In onze werk streven we naar een goede balans tussen de belangen van mens, milieu en winst voor de onderneming. Anderen moeten erop kunnen rekenen dat we ons houden aan onze eigen afspraken over duurzaam werken. Zij zorgen ervoor dat ons bedrijf kan blijven bestaan.”

Een goed voorbeeld van een behoorlijk abstracte formulering waar de gemiddelde medewerker weinig mee kan. Tot het moment waarop we besloten om elk onderdeel uit de Gedragscode te voorzien van een nadere toelichting. Die noemden we “Wat betekent dat voor jou?

Aan bovengenoemde doelstelling voegden we toe:
“Wat betekent dat voor jou?
We verwachten dat je onze waarden en visie tijdens het werk uitdraagt, en dat je ons helpt om onze doelen te bereiken. Hou je daarom aan onze regels over veiligheid, duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Wees je bovendien voortdurend bewust van jouw dagelijkse bijdrage die jij kunt leveren. Zo scheid je afval, ga je vervuiling van het milieu tegen en ben je zuinig met energie en water. Als je iets tegenkomt dat gevaar kan opleveren of onderhoud nodig heeft of milieuvriendelijker kan, meld dat dan.”

‘Verantwoord zakendoen’ gaat uiteindelijk over heel eenvoudige zaken die we thuis vaak goed begrijpen 🙂