Recent vroeg een klant hoe zij het beste de boodschap van ‘verantwoord zakendoen’ wereldwijd onder de aandacht zou kunnen houden en het aantal meldingen verhogen. Leidinggevenden zelf zijn volgens mij de sleutel tot het verhogen van de effectiviteit van jouw boodschappen (daar schreef ik vaker over: KLIK HIER). Vandaag de belangrijke rol van vertrouwenspersonen en ambassadeurs of liaisons. Koester hen: zij ondersteunen melders respectievelijk leidinggevenden om het goede te doen. Niet alleen vanwege grensoverschrijdend gedrag bij The Voice of Holland, maar om veel meer redenen zijn beide groepen cruciaal. Laat ik deze keer met de conclusie beginnen, want de onderbouwing vergt enig leeswerk. Aan het einde van dit artikel nog een link naar een indrukwekkend betoog over de rol van de directie 😊
Conclusie
Zowel vertrouwenspersonen alsook ethics ambassadors (liaisons) ondersteunen essentiële onderdelen van jouw compliance programma op momenten en plekken, die jij in je eentje of met compliance collega’s niet (nooit) zou kunnen realiseren. Gebruik 2022 dus om de organisatie en jouw programma ook op die manier te gaan versterken. Het momentum is er wederom (na #MeToo en nu TVOH)!
Vertrouwenspersoon (VP) ongewenst gedrag en VP Integriteit
Al jaar en dag kennen we in Nederland bij veel organisaties een VP ongewenst gedrag (VP-OG) op basis van de arbeids/arbowetgeving. Denk aan gevallen van discriminatie, intimidatie, pesten, grensoverschrijdend gedrag, en dergelijke. Zij staan potentiële melders bij, vangen hen op, ondersteunen door het bespreken van de diverse opties, en dergelijke. Soms verwijzen zij door naar hulpverleners, juridische adviseurs of een ander loket, indien de VP niet bevoegd is of een zaak hun rol of competenties overstijgt. Tenslotte bieden zij vaak nazorg.
VP Integriteit
VP-OG’s zijn vaak medewerkers die potentiële melders OOK op andere terreinen dan ongewenst gedrag willen en kunnen bijstaan, namelijk op alle onderdelen van jullie gedragscode. Met name indien het om integriteitsschendingen gaat is hun rol cruciaal om toch meldingen te ontvangen (denk aan omkopingszaken, mededinging, fraude). Altijd strikt vertrouwelijk, net als de VP-OG. Ook zij luisteren, vangen op, geven mogelijkheden aan en fungeren soms als postbus voor communicatie met een melder, indien hij/zij persé de identiteit anoniem wenst te houden.
Anonimiteit
Het grote voordeel van die laatste rol is dat de onderzoeker(s) toch vragen kunnen stellen aan de melder, zodat een onderzoek meer kans van slagen heeft. De VP-I fungeert dan als doorgeefluik. Ook sommige externe meldlijnen (SpeakUp lijnen) bieden die mogelijkheid. De melders ontvangen dan een cijfercode waarmee zij kunnen inloggen en anoniem vragen beantwoorden.
Voorlichting
Vertrouwenspersonen geven vaak ook voorlichting over (on)gewenste omgangsvormen en integriteitskwesties, over het compliance programma, de diverse mogelijkheden om dilemma’s aan de orde te stellen, vermoedens van een overtreding van de gedragscode aan de orde te stellen, en dergelijke. Soms ook faciliteren zij dilemma-discussies.
Gevraagd en ongevraagd adviseren
Hopelijk durven en kunnen de Vp’s ook nog gevraagd en ongevraagd management en directie adviseren, altijd geanonimiseerd. Denk aan trends in jaarrapportages, knelpunten in de aanpak e.d. Zij weten vaak veel beter hetgeen lokaal speelt en zijn getraind om hun directies een speigel voor te houden, tegen te spreken waar nodig en vasthoudendheid te tonen.
De nieuwe Wet bescherming klokkenluiders?
Jullie hebben vast gelezen dat de Europese Richtlijn om melders beter te beschermen nog niet van kracht is in Nederland. De Richtlijn eist volgens de Europese Commissie dat een medewerker een adviseur in vertrouwen moet kunnen raadplegen over vermoedens. Wie zou dat beter kunnen dan een (interne of externe) VP-I?
Het lijkt er voorts op dat elke vennootschap met meer dan 250 werknemers zelf moet gaan regelen dat een melding lokaal en mondeling kan worden gedaan. Deze ‘eis’ van de Europese Commissie zal nog tot veel discussie leiden, maar wellicht is het verstandig nu al te anticiperen en na te denken of je dat in elk Europees land kunt realiseren, wellicht met en dankzij ethics ambassadors / liaisons.
Ethics Ambassadors / ethics liaisons
Van een geheel andere categorie zijn de zogenoemde ambassadeurs (vaak internationaal aangeduid met Ethics Ambassadors of ethics liaisons). Zij zijn geen compliance officer of compliance professional, en evenmin VP, maar wel bereid om de gedachte achter ‘verantwoord zakendoen’ levend te houden, als coördinator en aanspreekpunt te fungeren voor de compliance functie, lokaal de centrale initiatieven te finetunen om de boodschap beter te laten landen, en dergelijke. Zij zijn de ‘vrijwilligers’ die enthousiast aandacht blijven vragen voor de gedragscode, ook als niemand daar prioriteit aan geeft.
Zij zijn eveneens erg belangrijk om jouw compliance programma levend te houden, om de juiste snaren te raken, de juiste toonzetting te vinden in de vertalingen, en om als ‘hofnar’ waar nodig leidinggevenden uit te dagen en tegen te spreken. Zij zijn ‘jouw’ ogen en oren bij filialen en dochters in verre landen. Zij houden de vergaderingen scherp indien aandacht voor integer en verantwoord zakendoen dreigt te verslappen of onder te sneeuwen. Heel vaak dienen zij zich als vrijwillig aan, of weet je na een buitenlands bezoek direct wie die rol op zich zou willen en kunnen nemen. Het gaat maar om een paar uurtjes per week (2 a 3 max).
Mijn advies: zoek, train hen, koester hen, dank hen. Beide groepen. De effectiviteit van jouw compliance aanpak wordt daarmee uiteindelijk sterk vergroot.
Méér weten? Bel gerust (0654914377 – gratis 😊)
En mocht je willen lezen waarom vooral CEO’s en directieleden/managers hun mond zelf zouden moeten opendoen, lees dan deze uitstekende column van Marcel van Oss (KLIK HIER)
