Te vaak wordt gedacht dat tone at the top de sleutel tot een succesvol compliance programma is. Zeker: zonder hun steun wordt het geen succes. Maar geen enkele persoon is bepalender voor de cultuur in de eigen afdeling dan de afdelingsmanager (zie Amy Edmondson “De onbevreesde organisatie”). Culture eats compliance for breakfast! Dus hoe staat het met de ‘mood in the middle’ en de ‘buzz at the base’ bij jullie.
Medewerkers kijken naar hun eigen leidinggevende. Die zit er jaarlijks 1200 of 1400 of 1600uur bovenop en bepaalt hun prioriteiten, de sfeer. Zet de toon. Geeft aan of daar ‘verantwoord handelen’ wel of niet serieus moet worden genomen. Indien zij begrijpen dat zij alleen worden gepromoveerd en (ook financieel) succesvol zullen zijn indien zij het goede voorbeeld geven en verantwoord gedrag stimuleren, dan heb jij plots vele ambassadeurs voor jouw aanpak erbij.
Wat kun jij doen om hén te ondersteunen?
*Topmanagers (jullie directie en het niveau daaronder) moeten uiteraard het belang van ‘verantwoord handelen’ uitdragen en hun ondergeschikten daarop aanspreken, óók tijdens de jaarlijkse beoordelingen; werk met HR samen om ervoor te zorgen dat managers niet allen op ‘wat’ maar ook op ‘hoe’ worden beoordeeld; bonussen moeten dus niet allen op omzetcijfers worden uitgedeeld maar ook op de zachtere kant zoals voorbeeldgedrag, uitdragen van de kernwaarden, een veilige werkcultuur bevorderen e.d. (KLIK hier voor een eerder blog daarover);
*focus op communicatie (en werk samen met experts); hou daarbij de 4 M’s in de gaten: Member (wie is de beoogde lezer); Method (welk communicatiemiddel werkt dan het beste); Moment (wanner breng ik die boodschap); Message (wat willen we dat de ontvanger gaat doen);
*leg uit dat het gedrag van midden-managers en hun teams bepalend kan zijn voor de reputatie en lange termijn waardecreatie van de organisatie;
*maak specifieke trainingen beschikbaar voor hen, op basis van de uitdagingen waar juist zij voor staan (realiseer je dat sommigen werden gepromoveerd tot manager, alléén omdat zij het beste in hun vakgebied waren, niet omdat zij over de meeste managementkwaliteiten bezaten; werk dus samen met HR om hen vaardigheidstrainingen aan te bieden); overweeg om ieder kwartaal een aparte training te geven aan recent benoemde managers;
*creëer een toolbox met zeer eenvoudige visualisaties of flowdiagrammen die hun belangrijkste compliance-vraagstukken behandelen (bijv. wat doe ik indien een medewerker een melding wil doen over fraude of ongewenst gedrag? of: hoe voorkóm ik represailles? wanneer moet ik naar compliance escaleren?); vraag hen voor welke onderwerpen zij een tool wensen;
*overweeg om een aparte nieuwsbrief te schrijven voor hen, met voorbeelden uit de eigen en concurrerende organisaties en wellicht moresprudentie;
*vraag hen regelmatig om feedback, input, wat gaat goed, wat kan beter; daarmee verbeter jij jouw compliance programma en maak je het effectiever.
Meer weten? Bel gerust om te klankborden (is altijd gratis)
