Persoonlijke reputatie en de schijn van belangenverstrengeling

By Roland NotermansGeen categorieWith 0 comments

 

De SCHIJN van belangenverstrengeling kan een commissaris, bestuurder of medewerker in menige organisatie al fataal worden. Zeker indien de persoon in kwestie te weinig transparantie heeft betracht, hetzij in het verleden, hetzij zodra vragen worden gesteld. Zelfs indien achteraf blijkt dat de ‘regels’ niet zijn overtreden, is vaak al schade aangericht. DAAROM is voortdurende aandacht voor compliance in zoveel organisaties zo broodnodig. op ALLE niveaus.

Daarbij adviseer ik altijd om het woord ‘compliance’ zelf zoveel mogelijk te vermijden. Het gaat om de kernwaarden van de organisatie; om ‘verantwoord handelen’; onze manier van werken. Verantwoord handelen vereist verantwoording nemen voor gemaakte afspraken: “…indien je hier komt werken zijn wij duidelijk over WELKE doelen je moet bereiken en HOE (zie onze gedragscode)…”.

Verantwoord handelen vereist ook dat je persoonlijk verantwoording aflegt over jouw keuzes en beslissingen. Jouw persoonlijke geloofwaardigheid in de organisatie komt zwaar onder druk te staan indien je de schijn van belangenverstrengeling tegen hebt. Die geloofwaardigheid komt te voet en gaat te paard: waar ligt voor jou de grens om die te verliezen (bij een gratis weekend weg? een horloge? een envelop met cash?)?

Bezint eer gij begint is wellicht een verstandig adagium in dergelijke gevallen: eerst driemaal nadenken en overleggen voordat je jouw reputatie en geloofwaardigheid in gevaar brengt. Organisaties die veel tijd en aandacht besteden aan dit onderwerp laten zien dat ‘verantwoord zakendoen’ op velerlei terreinen speelt; dat belangenverstrengelingen WEL serieus worden genomen omdat het onderwerp een afspiegeling vormt van de effectiviteit van het gehele compliance programma.

Wat kun je zoal doen om meer aandacht voor het onderwerp te genereren: allereerst een jaarlijks terugkerende verklaring van topmanagers over hun nevenfuncties en -activiteiten. Hoe diep je de organisatie in wilt gaan met deze verklaringen hangt af van de fase waarin jouw compliance programma zich inmiddels bevindt.

Geef vooral veel voorlichting en heel veel voorbeelden, want uit eigen ervaring en uit mijn workshops blijkt keer op keer dat men weinig gevoel heeft voor deze materie: we zijn vaak blind voor hetgeen in onze eigen organisatie gebeurt ( “…zo doen we dat nu eenmaal hier…”). Denk aan voorbeelden mbt betaalde en onbetaalde nevenfuncties, publicaties op social media, zitting nemen in adviesraden, bezit van aandelen of belangen in toeleveranciers van jouw werkgever of in productiemiddelen, belangen in activiteiten die mogelijk concurreren met jouw werkgever, het meebeslissen over het inhuren van familie en vrienden, of het beslissen over facturen door hen ingediend.

Benadruk ook de noodzaak van transparantie. Door je twijfels te uiten geef je de organisatie een eerlijke kans om wel of geen gepaste maatregelen te treffen (bijv. door jou te vragen je uit besluitvorming terug te trekken).

Om met een beroemde voetballer te spreken: “…je gaat het pas zien als je het doorhebt…”