Eind vorige maand verscheen een interessant onderzoekje van onze eigen Autoriteit Consument en Markt over compliance, cultuur en gedrag. Wat kunnen wij, compliance professionals, daarvan leren? Ik vat het kort voor jou samen.
- Het onderzoek zelf
Doel van het onderzoek was om te onderzoeken welke factoren een belangrijke rol spelen om naleving van regels op effectieve en efficiënte wijze vorm te geven. Het betrof Nederlandse bedrijven uit verschillende gereguleerde sectoren (bijv. KPN). - Onderscheid instrumentele en culturele compliance
Allereerst bekeken de gedragswetenschappers van de ACM de ‘papieren’ kant: wat staat er op papier? Welke ‘instrumenten’ hadden de bedrijven om beleid, processen en strategieën intern vast te leggen? Daarbij werd o.a. gekeken naar: inbedding in de organisatie; trainingen; compliance-team; omgaan met meldingen; procedure voor sancties toepassen; hoe worden medewerkers verantwoordelijk gehouden. - Een paar good practices
Een voorbeeld van een beschreven good practice was het benoemen van compliance ambassadeurs, die de ogen en oren van compliance binnen de business units en afdelingen vormden. Een andere een gedragscode die het heel concreet maakte met voorbeelden en casuïstiek, vragen en antwoorden. Een derde: leren van zogenaamde ‘near misses’: wat ging er bijna mis en wat kunnen we ervan leren. Hoe kunnen we onze processen, procedures en communicaties verbeteren om dergelijke zaken te voorkómen? - Én: wees geen politieagent
Wellicht de belangrijkste good practice was het bewust afstand nemen van het imago van politieagent. Compliance professionals en ambassadeurs helpen, ondersteunen, verduidelijken en verbeteren de organisatie en hun processen. Dankzij betere voorlichting daarover en een eenvoudigere meldprocedure (niet ‘Klokkenluidersregeling’!) alsook terugkoppeling over meldingen wist een van de deelnemende ondernemingen het aantal meldingen significant te verhogen. - Welke elementen van cultuur dragen het meest bij?
De interessantste vraag was of ook dergelijke elementen in kaart konden worden gebracht. De onderzoekers kwamen tot drie belangrijke elementen:
i. Tone at the Top (met name van de hogere en hoogste bestuurslagen);
ii. Een open foutencultuur (mag je niet-opzettelijke fouten maken en durf je die te bespreken);
iii. Strenge handhaving tav bewuste overtredingen, zonder aanziens des persoons (de Amerikanen noemen dit concept ook wel ‘organizational justice’ zie mijn eerdere blog daarover). - Valkuilen
Eén van de grootste valkuilen voor misdragingen vormen rationalisaties: redenen die medewerkers bedenken om hun eigen overtredingen goed te praten. Smoesjes, dus (“alleen deze ene keer…je kunt niet alle wetten naleven…”). Muel Kaptein schreef er drie jaar geleden al een prachtig stuk over, waarin hij de 12 belangrijkste categorieën aan de orde laat komen.
Klik hier om de rest van dit artikel te lezen met alle vindplaatsen (ook de Nederlandse versie van het ACM-artikel).
