Soft controls en SpeakUp

By Roland NotermansGeen categorieWith 0 comments

Over soft controls zijn de experts het wel eens: we kunnen niet meer zonder. Met hard controls alleen kunnen Libor-affaires en vergelijkbare incidenten blijven terugkomen. Als eerste soft control horen we vaak: tone at the top. Dat wordt te vaak vereenzelvigd met de uitspraken van de CEO. Zeker, wat hij over jullie compliance programma en plein public en intern zegt en hoe hij dat ondersteunt, zijn van grote invloed of het serieus wordt genomen of niet. Maar evenzeer is walk the talk, wat hij doet en laat zien in gedrag, alsmede wat elke leidinggevende doet en laat zien van minstens zo groot belang. Medewerkers kijken toch vooral naar hun eigen leidinggevende. Die bepaalt niet alleen welke doelen deze week of maand moeten worden behaald, maar is vaak van grote invloed op de afdelingscultuur en hoe tegen initiatieven van het hoofdkantoor wordt aangekeken. Worden die compliance-initiatieven omarmd, dan heeft jouw programma zeker kans van slagen.

Tone at the top zou, volgens mij, net als het leeuwendeel van jouw inspanningen vooral gericht moeten zijn op het ondersteunen van alle leidinggevenden: zij moeten bij uitstek het programma dragen en verder brengen. Het liefst doordat zijzelf de kernboodschappen aan hun eigen medewerkers brengen.

Een van de belangrijkste soft controls daarnaast is mijns inziens het bespreekbaar maken van vermoedens van overtredingen van de gedragscode. Waarom is dat zo belangrijk? Indien elke werknemer iedere dag zijn bedrijf een beetje beter achterlaat dan hij het aantrof dan kan dat gaan zorgen voor heel veel betrokkenheid, verhoogde integriteit en verlaagde fraude. Indien medewerkers die intentie hebben en zich veilig genoeg voelen om gevoelige, zakelijke dilemma’s en mogelijke overtredingen aan de orde te mogen stellen, dan krijg je als organisatie de kans om al die tijdbommen in je bedrijf zelf te gaan opruimen. Vóórdat die ontploffen.

In mijn vorige nieuwsbrief (februari) citeerde ik al een heel belangrijk onderzoek op dat gebied: een onderzoek dat iedere twee jaren wereldwijd wordt uitgevoerd (http://www.acfe.com/rttn2016.aspx). Dat onderzoek toont duidelijk aan dat bedrijven met een pro-actief compliance programma met veel aandacht voor een zogenaamde SpeakUp cultuur fraude met bijna de helft weten terug te dringen. SpeakUp vergt echter heel veel van alle medewerkers. Je mond durven opendoen vergt moed. Zeker indien het gaat om het aanspreken van jouw eigen leidinggevende. Meer dan 60% van alle meldingen over mogelijke gedragscode-overtredingen zijn anoniem. Dat geeft te denken.
Daarom is een SpeakUp benadering gebaat bij het minder bedreigend “aan de orde stellen in het algemeen” (en juist over soft controls en SpeakUp in de dagelijkse praktijk organiseren wij binnenkort een middag workshop, op 26 april). Muel Kaptein heeft aangegeven dat medewerkers en organisaties aanleg hebben voor morele doof-, stom- en blindheid.

“Op zich is dit niet erg, zolang we ons daarvan bewust zijn en ons ertegen wapenen.” Hij heeft een nieuw werkwoord als wapen geïntroduceerd, dat helaas nog (te) weinig wordt gebezigd: ‘tjellen’. Hij omschrijft dat begrip, afkomstig van het Engelse to challenge, als: “Tjellen is het op een open, constructieve en prikkelende wijze aan de orde stellen en bespreken van belangrijke zaken. Het gaat om zaken die er toe doen, die mensen aan het hart gaan, waar waarden en normen op het spel staan en belangen van personen in het geding zijn.”

Teneinde medewerkers te stimuleren zouden organisaties het ‘tjellen’ gewoon onderdeel van de gewone gang van zaken moeten maken, zodat het in de DNA van de organisatie komt. De voordelen zijn velerlei. Maar voordat we daar zijn is compliance vooral heel hard werken…😊