Een op de drie medewerkers vindt dat compliance een noodzakelijk kwaad is. Een iets grotere groep meent dat compliance eigenlijk weinig méér is dan een verzekeringspolis tegen misstanden. Managers zijn gelukkig ietsje positiever. Hoe kunnen we samen dat beeld verbeteren, en de toegevoegde waarde van onze inspanningen beter over het voetlicht brengen. Lees hier 5 tips.
Tip 1: Méér feedback
Vraag om feedback van medewerkers en leidinggevenden. Feedback geeft waardevolle suggesties om jouw aanpak, wijze van communiceren, frequentie, relevantie of andere aspecten te kunnen verbeteren. Organiseer dus feedback. Uiteraard analyseren jullie van elke overtreding de oorzaken (root cause analysis). Dat levert waardevolle feedback op zodat je processen, procedures en/of communicaties kunt verbeteren en herhaling voorkómen. Denk ook aan cultuurenquêtes of medewerkerstevredenheidsonderzoeken. Exitgesprekken. Koester jouw ‘melders’ (‘klokkenluiders’ is een vreselijk woord): open een ideeënbox, chatbox of andere mogelijkheid voor tips, suggesties, feedback (bij voorbeeld open vragen in je elearning). Hou heel korte enquêtes op intranet.
Tip 2: Méér meldingen
Dat klinkt wellicht paradoxaal, maar hoe meer meldingen over mogelijk ongepaste zaken, hoe beter de organisatie in staat is om zelf die zaken te analyseren en verbeteren (de tijdbommen op te ruimen). Vóórdat die escaleren. Het aantal meldingen in Europa ligt ver onder het gemiddelde in de USA. Promoot melden. Communiceer ook visueel en maak het de melder gemakkelijk. Breng het voortdurend onder de aandacht: een auto heeft ook regelmatig benzine en onderhoud nodig. Een goede meldcultuur ook! Sluit de cirkel door ieder jaar te rapporteren aan de organisatie (óók aan de ondernemingsraad) over de genomen verbetermaatregelen, wijzigingen in procedures en opgelegde sancties. Daarmee verhoog je het vertrouwen in en onderstreep je de toegevoegde waarde van je compliance programma.
Tip 3: Kennen én kunnen
Kennen de medewerkers de inhoud van jullie handleidingen? Zijn die helder en duidelijk (eenvoudig taalgebruik), vergezeld van een samenvatting en visualisatie, zodat de kans op begrip wordt verhoogd? Indien medewerkers alle handleidingen (laatste versie?) goed en snel kunnen vinden en die ook hebben begrepen, kunnen ze die dan ook in de praktijk toepassen? Doen ze dat ook? Hoe weet jij dat, heb je dat getest? Is het écht noodzakelijk dat elke vertaling letterlijk is, of mag het gaan om de bedoeling (‘start with why’)? Eigenlijk zou je willen dat handleidingen overbodig worden en medewerkers vanuit de cultuur en kernwaarden begrijpen welke beslissingen de goede zijn: move beyond policies, no more compliance.
Tip 4: ‘een beetje integer bestaat niet’
Dit citaat van voormalig minister Ien Dales (1992) onderstreept hoe belangrijk voorbeeldgedrag van élke leidinggevende is: slechts een kwart van alle medewerkers in Europa vindt dat hun organisatie altijd ethisch handelt. In 2/3e van de gevallen ‘meestal’. Goede reputaties zijn essentieel voor het voortbestaan en succes op de lange(re) termijn. Een deuk in je reputatie repareren kost jaren en jaren. De reputatieschade bij misstanden is gemiddeld viermaal hoger dan de boete die is opgelegd. Maak compliance persoonlijk en benadruk de gevolgen van ongepast gedrag voor de persoonlijke geloofwaardigheid en reputatie van elke medewerker. Voor zijn/haar baan én spaargeld (want soms volgt een financiële claim).
Tip 5: Ontwerp jouw programma vanuit de ontvanger
Indien je de ontvanger (en daarmee begrijpelijke communicaties) tot uitgangspunt maakt, dan voelen medewerkers en leidinggevenden zich gehoord, begrepen en ondersteund. Met name leidinggevenden hebben de meeste ondersteuning nodig. Focus dus minimaal de helft van jouw inspanning op het ondersteuningen van alle managementlagen. Zíj zijn de sleutel tot succes (daarover meer in mijn volgende blog). En tenslotte: werk (meer) samen met Governance, Risk en Audit, zodat jullie samen de business en strategische doelen ondersteunen.
