Zo verhoog jij de effectiviteit van jouw compliance communicaties!

By Roland NotermansGeen categorieWith 0 comments

Lees jij elk artikel in jouw krant of nieuwssite? Nee? Waarom zou je dan elke werknemer in jouw organisatie lastigvallen met het lezen van allerlei zaken die weinig of niets met hun dagelijkse werk te maken hebben? Toch gebeurt dat nog regelmatig, bij allerlei organisaties. Dit is het jaar om dát beter te gaan doen. Hoe? Lees hier mijn tips en best practices.

Tip 1: ontwerp vanuit de ontvanger

Vaak worden compliance programma’s uitgerold naar alle werknemers die dan alle onderdelen van jullie gedragscode moeten leren, regelmatig via e-learning. Maar verplaats je eens éven in de positie van de ontvanger: moeten werknemers die nooit met zakenpartners of concurrenten praten (zoals in een fabrieksomgeving) wel alles leren over eerlijke mededinging of geschenken, vertier en corruptie? Verhoog de effectiviteit van jouw communicaties door de verplichte trainingen aan te passen aan het risiko-profiel en positie in de organisatie. Dus fabricage-medewerkers en receptionistes krijgen minder modules voor hun kiezen dan leidinggevenden, verkopers en inkopers. Waar mogelijk, pas ook je taalgebruik aan (bijv. Nederlands taalniveau B1).

Tip 2: leg eerst het belang uit (‘Start with why’)

Simon Sinek gaf terecht aan dat we eerst moeten uitleggen waarom de ontvanger hier tijd aan zou moeten besteden, anders gaat hij/zij dit onderwerp echt geen aandacht geven, noch de boodschap onthouden. Laat ik een voorbeeld geven: indien jij een uur lang een cursus over de verschillen tussen Amerikaanse USGAAP- en Europese IFRS regels zou moeten volgen, zul jij je waarschijnlijk óók die vraag stellen (‘Waarom?’). Begin dus altijd uit te leggen waaróm ‘verantwoord handelen’ in jouw organisatie zo belangrijk is. Best practice is om de eigen leidinggevende die boodschap te laten geven!

Tip 3: operationaliseer!

Nadat de eigen manager heeft uitgelegd dat het belangrijk is om helderheid te geven over WAT de organisatie wil bereiken en HOE, is het essentieel om het ‘geleerde’ naar de alledaagse praktijk te vertalen. Vaak gebruiken compliance-trainingen voorbeelden die de meesten wel zullen herkennen. Maar de invulling naar de situatie in de eigen werkomgeving maakt de training pas écht concreet. Faciliteer gesprekken binnen afdelingen over de vraag wat een onderwerp als belangenverstrengeling, fraude of faire communicatie in de media nu concreet betekent. In zo’n gesprek over wél relevante onderwerpen beginnen kwartjes vaak pas te vallen. Laat managers deze discussies zélf voeren, eventueel met jou ondersteuning (of die van een lokale Ethics Ambassador / liaison). Discussion-based training geeft een duidelijk signaal dat compliance van en voor elke medewerk(st)er is. Het vertaalt compliance naar de toepassing in de dagelijkse operatie, zodat ‘verantwoord handelen’ een onderdeel van de gewone manier van werken wordt! Dan hoef jij nooit meer het woord ‘compliance’ te gebruiken 😊

Tip 4: leer van Nobelprijswinnaar Daniel Kahneman en pauzeer

Als expert op het gebied van economische psychologie schreef hij een zeer lezenswaardig boek (‘Thinking fast, thinking slow’) waar ook compliance professionals van kunnen leren. De mens neemt meer dan 30.000 beslissingen per dag. Gelukkig gaat dat behoorlijk autonoom, anders zouden wij niet kunnen functioneren. Laat medewerkers dus vooral gewoon hun eigen werk doen (ze hoeven echt geen expert op compliance onderwerpen te worden). Maar af en toe moet een medewerker pauzeren, nadenken, intern overleggen: zodra hij ‘gele vlaggen’ in zijn werk opmerkt. Dat kan een duur geschenk zijn. Een verzoek om levering naar Noord-Korea, Yemen of een ander verdacht land. Een betaalde nevenfunctie. Een verzoek om even een lijstje met salarissen op te sturen. En ga zo nog even door. Communiceer dus die ‘gele vlaggen’ aan de relevante groepen en maak glashelder hetgeen jullie dan van medewerkers verwachten. Denk bij voorbeeld aan visualisaties op het moment dat een medewerk(st)er een bepaalde activiteit gaat starten (bijv. op reis gaan; iets posten op social media; met een concurrent praten; een business partner of consultant zoeken; met een (nieuwe) leverancier onderhandelen; enz.). Ontwerp dus óók communicaties per activiteit!

Tip 5: maak policies ‘per persoon’
Vaak hebben jullie beleidsstukken, policies, guidance, reglementen en dergelijke die een aantal onderwerpen uit jullie gedragscode verduidelijken en concretiseren. Soms kun je de hulp inroepen van lokale compliance professionals, ethics ambassadors, liaisons en dergelijke om centrale beleidsstukken lokaal onder de aandacht te brengen en uit te leggen. Het verder concreet aanpassen van algemene policies naar afdelingen, (groepen) medewerkers of zelfs activiteiten helpt enorm om lange teksten behapbaar en communiceerbaar te maken. Vat die samen op één A-4tje. Gebruik visualisaties en stroomdiagrammen. Geef ruimte aan lokale initiatieven om waar mogelijk een eigen sausje of inpassing in hun cultuur en procedures door te voeren zonder de essentie van het beleid geweld aan te doen. Het gaat tenslotte om het begrijpelijk communiceren en toepassen van de essentie, niet om absolute volledigheid: daarvoor kun je laten verwijzen naar de oorspronkelijke tekst (bijv. in het Engels).

 

Meer weten? Bel gerust om te klankborden (dat is gratis) 😊