Afgelopen zomer verscheen een belangrijk maar ietwat moeilijk leesbaar benchmarking rapport van LRN (2015). Zij maken in hun rapport gebruik van een PEI methode (“Program Effectiveness Index”) hetgeen resulteerde in een lastig te interpreteren rapport. Toch kunnen belangrijke conclusies en lessen getrokken worden. Onderstaand de 9 belangrijkste tips.
Tip 1: Focus op jouw eigen kernwaarden
Medewerkers kunnen geen grote lappen tekst onthouden indien ze worden geconfronteerd met een dilemma: wel de kernwaarden van jouw organisatie. Laat die steeds terugkomen en vermijd om heel veel regeltjes te onderwijzen.
Tip 2: Focus op het ondersteunen en mogelijk maken van de juiste beslissingen
Compliance moet uiteindelijk onderdeel worden van gewone bedrijfsbeslissingen, geen extra controle-laag er bovenop of apart van de business. Managers hebben teveel taken en te weinig tijd. Maak het hen dus gemakkelijk door “verantwoord zakendoen” in de DNA van de organisatie te (helpen) brengen.
Tip 3: Creëer een rapportage lijn naar de CEO of een comité uit de rvb
Hierover kunnen we lang discussiëren, maar CECO’s (Chief Ethics and Compliance Officers) die rechtstreeks aan de CEO of aan een ander lid van de raad van bestuur rapporteren ipv aan de General Counsel blijken succesvoller (zie echter veel nuances in het rapport zelf).
Tip 4: Zorg voor publieke erkenning
Publieke erkenningen, zowel in het algemeen, dmv awards bij team vergaderingen en bij interne promoties, zijn enorm bevorderlijk om het belang van integriteit te blijven onderstrepen (mijns inziens wel een typisch Amerikaans cultureel gegeven, om awards uit te delen; maar het gaat hier vooral om het publiekelijk benadrukken van het goede doen).
Tip 5: Zorg er voor dat medewerkers onthouden hoe zij tot beslissingen moeten komen: in de lijn met de kernwaarden
Maak het de gemiddelde medewerker erg gemakkelijk, zowel bij het vinden van nader advies, uitleg, toelichtingen, vragen en antwoorden. Alsook bij het nemen van dilemma-beslissingen.
Tip 6: DE CECO moet ook een ‘business enabler’ zijn
Dit is een veel misbruikte term, maar de CECO kan hier veel leren van de General Counsel: denk in termen van faciliteren/ modereren/ adviseren om management betere beslissingen te laten nemen; focus daarnaast op het bevorderen bij alle medewerkers van het ‘corporate geweten’ om integer, verantwoord zakendoen te stimuleren en benadruk de waarde van integraal risicomanagement (governance, risk en compliance gezamenlijk laten optrekken en het wiel slechts eenmaal uitvinden).
Tip 7: Creëer een gedragscode die gebaseerd is op jullie kernwaarden
Het ontbreken van een gedragscode met kernwaarden leidt er onherroepelijk toe dat de effectiviteit van jouw Ethics & Compliance programma onder de mediaan komt te liggen; maar het hebben van een code brengt je slechts naar het gemiddelde; er is dus veel meer nodig. Medewerkers herinneren zich zelden alle regels, maar hopelijk kunnen ze terugvallen op de kernwaarden indien ze geconfronteerd worden met zakelijke dillemma’s.
Tip 8: Benadruk in je communicatie de individuele verantwoordelijkheid van elke medewerker
Te vaak werd in het verleden als verdediging aangevoerd dat de desbetreffende overtreder alles te moeilijk vond, e.e.a. niet had begrepen, taalgebruik te complex. Dat moet tot de verleden tijd behoren: de code en interne regels begrijpen is en blijft een verantwoordelijkheid van elke medewerker, niet die van de compliance officer of enkele managers. Het is wel jouw taak om er voor te zorgen dat alle communicatie eenvoudige en begrijpelijk is (verwar eenvoud niet met domheid).
Tip 9: Zorg ervoor dat HR medewerkers op Wat én Hoe gaat beoordelen
En tenslotte mijn overtuiging dat HR ook mee moet doen: bij 2/3e van de bedrijven met de effectiefste compliance programma’s werden in de jaarlijkse beoordelingsronde de medewerkers niet alleen beoordeeld op WAT maar ook HOE zij hun doelen hadden behaald! Zowel harde doelen als de zachtere kant van voorbeeldgedrag, de kernwaarden en code voortdurend onder de aandacht houden, toegankelijk en transparant zijn: ze zouden allemaal moeten meewegen bij de jaarlijkse beoordelingsronde (meer over dit thema in de komende nieuwsbrieven).
Zijn deze tips bruikbaar voor jou? Zo niet, bel gerust voor een nadere toelichting (0654914377).
Roland Notermans
Wil je meer verdieping of een inspirerende dag? Kijk dan eens naar onze cursussen en workshops. Of geef deze informatie door aan een collega die dit zou waarderen. Wij zien jullie graag op Landgoed Beukenrode bij een van onze bijeenkomsten.
[button color=”color” size=”medium” url=”https://www.decomplianceacademie.nl/cursussen/” target=”_blank” ] Meer informatie [/button]
