Aanspreken of bespreekbaar maken?

By Roland NotermansGeen categorieWith 0 comments

Angstculturen?
Volkswagen; Imtech; Wells Fargo: voorbeelden van angstculturen die jullie hopelijk niet dagelijks hoeven te ervaren. Maar organisaties hebben volgens mij veel te winnen bij een open, kritisch opbouwende cultuur waar medewerkers worden gewaardeerd indien zij een actieve bijdrage leveren om de organisatie iedere dag te verbeteren. Waar zakelijke dilemma’s bespreekbaar zijn en kernwaarden de leidraad zijn bij zakelijke beslissingen. Waar gevoelige uitdagingen en vermoedens van code-overtredingen bespreekbaar zijn.

Wat is er mis met ambitieuze doelen?
Helemaal niets natuurlijk, tenzij de korte termijndoelen ten koste gaan van langere termijn doelen en medewerkers de indruk krijgen dat de manier waarop de doelen moeten worden bereikt niet echt belangrijk is. Dat onmogelijk hoge doelen worden gesteld die eigenlijk niet op een legale manier kunnen worden gehaald. Of, zoals afgelopen zaterdag in het NRC duidelijk werd: indien compliance officers zonder voldoende opleiding vooral hoge aantallen witwas-dossiers moeten wegwerken.

Waarom bespreekbaar maken?
Organisaties waar een angstcultuur heerst zoals bij Wells Fargo, Imtech en Volkswagen lopen zeer grote, onnodige risico’s. Risico’s die met een effectief compliance programma, gebaseerd op sterke kernwaarden en een ‘doe je mond open’-cultuur sterk verkleind hadden kunnen worden. Bij Wells Fargo was men bang voor ontslag. Zó bang -en zodanig hoge druk gezet- dat zij de kans grepen om te frauderen toen die werd geboden, in de overtuiging dat het frauduleus gedrag eigenlijk werd opgelegd door de organisatie.

Jullie ‘zakelijk kompas’ moet je blijven ijken!
Opvattingen over ethiek en integriteit verschillen tussen landen, subculturen, individuen; ze zijn zelfs afhankelijk van tijdgeest en context. We kunnen én mogen verschillen van mening. Of het nu gaat om het inhuren van familieleden, om het aannemen van uitnodigingen voor gesponsorde evenementen, of zelfs het inkopen van goedkope onderdelen bij producenten die weliswaar de wet niet overtreden maar het toch niet zo nauw nemen met milieu- of zelfs veiligheidscondities. Afhankelijk van waar jij in de wereld opgroeide, kun je daarover een andere mening hebben dan wij. Het blijkt bittere noodzaak om het zakelijk kompas van de organisatie voortdurend te ijken, middels trainingen en vooral groepsbesprekingen.

Bespreekbaar maken want aanspreken durft men (nog) niet!
Uit internationaal onderzoek blijkt dat organisaties die een effectief compliance programma met een goede SpeakUp cultuur hebben zowel de omvang van fraude alsook de tijd waarbinnen die wordt ontdekt met bijna de helft kunnen terugdringen. Méér dan veertig procent van alle fraude- en omkopingsgevallen bleken afkomstig van tips, voornamelijk van eigen medewerkers! Een van de noodzakelijke voorwaarden om dat te bereiken is het mobiliseren van de alertheid van medewerkers en hun bereidheid om hun mond open te doen. Maar aangezien ongeveer 60% van alle Meldingen bij organisaties nog anoniem binnenkomen, zul je als compliance professional iets anders moeten bedenken dan het simpele advies: “Spreek jouw leidinggevende gewoon aan op zijn/haar gedrag”.
Mijn praktisch advies: elkaar aanspreken gaat nog jaren duren en moeten we vooral gaan oefenen. In de tussentijd: maak gevoelige zaken bespreekbaar in het normale werkoverleg. Dat kan er langzaam voor zorgen dat medewerkers zich veilig gaan voelen om ook gevoelige en ethisch moeilijke zaken ter discussie te stellen. Dergelijke besprekingen houden de compliance-boodschap levend, maken medewerkers duidelijk hoe zij in hun dagelijkse praktijk om zouden moeten gaan met de uitdagingen van ‘verantwoord handelen’ en kunnen angst voor persoonlijke represailles verminderen.

Mocht je meer hierover willen lezen: mijn artikel hierover verscheen onder de titel “Compliance cultuur vergt georganiseerd weerwoord” in het zeer lezenswaardige boek: Goede raad voor commissarissen: 21 inzichten voor toezichthouders en bestuurders (uitgeverij Mediawerf).
Veel van de artikelen in dat boek zijn ook voor compliance professionals erg de moeite van het lezen waard 😊