Waarom is een externe meldmogelijkheid bittere noodzaak? Compliance, verantwoord zakendoen, lange termijn waardecreatie: ze zijn allemaal gebaat bij een open cultuur waarin medewerkers zich veilig genoeg voelen om verdenkingen van overtredingen van de eigen gedragscode op de een of andere wijze te melden. Het liefst bij de eigen leidinggevende. Het bespreekbaar maken van vreemde of afwijkende zaken leidt volgens laatste inzichten tot aanmerkelijk minder fraude binnen bedrijven: het aantal tips van eigen medewerkers stijgt met meer dan de helft indien bedrijven een ‘hotline’ daartoe aanbieden (klik hier voor het gehele onderzoek).
Groepsdruk leidt vaak tot situaties waarin medewerkers hun mond niet durven opendoen, zelfs bij overduidelijke onjuistheden (zo lezen we regelmatig bij onder anderen Muel Kaptein en Nobelprijswinnaar Richard Thaler). De culturen bij Imtech, Volkswagen en Wells Fargo waren zodanig dat de angst voor het melden te hoog bleek.
Helaas blijkt dat het aankaarten bij de eigen manager nog geen gemeengoed is: die route wordt lang niet altijd als ‘veilig genoeg’ ervaren. Angst voor represailles of voor sociale uitsluiting en kritiek zorgt er voor dat ongeveer 60% van alle meldingen over mogelijke overtredingen ANONIEM worden gedaan (klik hier voor dat rapport). Ook daarom is een externe meldmogelijkheid een bittere noodzaak. Dat kan heel informeel (bij een externe vertrouwenspersoon of advocaat) of via een webformulier of telefoonlijn. Aanbieders te over. Zorg dan wel dat je bij anonieme meldingen toch de mogelijkheid inbouwt om te kunnen corresponderen met de anonieme melder (via zaaknummer en wachtwoord).
Veel aandacht voor integer zakendoen en de meldlijn zouden het aantal meldingen per jaar na verloop van tijd op ongeveer 1,2% van je aantal werknemers moeten krijgen. Zit je daar ruim onder, dan is er voldoende werk aan de winkel (en bel dan gerust voor tips, maar lees eerst de rest van het verhaal)!
Stel de meldlijn OOK open voor mogelijke meldingen van derden. Ongeveer 20% van alle meldingen over corrupt gedrag komt namelijk van buiten de eigen organisatie! Die zou je toch zeker niet willen missen (is een eigen inkoper wellicht corrupt?). Tel je daarbij het aantal meldingen over fraude bij op, dan kom je uit op bijna 50% van alle meldingen die dankzij tips van derden binnenkomen.
Ook kun je overwegen om een extern email adres en een postbus adres te openen om nog meer kanalen aan te bieden aan medewerkers om meldingen te doen. Uit hetzelfde Navex’ onderzoek blijkt dat hoe meer kanalen je aanbiedt, hoe groter het totaal aantal meldingen. Koester daarom je ‘klokkenluiders’ maar vermijdt dat vreselijke woord: maak melden ‘gewoon’ een onderdeel van jullie DNA. daarover later meer.
