Afgelopen maandag gaf ik een gratis webinar in het kader van de Week van de Integriteit. Onderwerp: geschenken, uitnodigingen en ongeoorloofde voordelen. Wanner zijn geschenken, vertier, vermaak, uitnodigingen, sponsoring, goede doelen, commissiebetalingen nu acceptabel, wanneer corrupt?
in 6 pragmatische stappen breng jij jouw organisatie naar een effectief anti-corruptie programma. Veel medewerkers namelijk denken (nog steeds) dat omkoping in het belang is van hun werkgever: meer omzet, dus meer winst en banen. Omkoping kan echter op heel kleine schaal beginnen, en desastreus zijn voor de reputatie van een organisatie. Voor diegenen die het hebben gemist vat ik de 6 (plus 1) stappen kort samen.
- Beleid en procedures:
Helder, begrijpelijk beleid met begrijpelijke procedures, proportioneel aan de risico’s van JOUW eigen organisatie, gebaseerd op risicoanalyses. Beleid en procedures moeten geïmplementeerd en gesanctioneerd. Dat begint met een charter of statuut waarin de onafhankelijkheid en bevoegdheden van de compliance functie helder worden beschreven. Het beleid moet elke leidinggevende verantwoordelijk maken voor de naleving in hun teams. Tenslotte moet het beleid ook worden gecommuniceerd aan diegenen die handelen namens of ten behoeve van de organisatie (dus niet alleen agenten maar ook adviseurs, consultants, advocaten, douane-afhandelaren e.d.). - Tone at the top:
De directie moet zorgen dat de strategie (en dus bonusdoelen) in lijn zijn met het gepubliceerde beleid, intern en extern gecommuniceerd, met afdoende middelen ondersteund, gemonitord en opgevolgd. Zij moeten voor een klimaat van non-represailles zorgen voor melders. - Regelmatige risicoanalyses:
Het programma moet proportioneel zijn aan de risico’s van JOUW organisatie, gebaseerd op regelmatige risicoanalyses, uitgevoerd door medewerkers die geen belangenconflict bij de uitkomsten hebben. Die analyses moeten afdoende gedocumenteerd en herhaald worden (zorg voor een audittrail). Kijk met name naar (1) de aard van de business (simpele standaardproducten die worden verkocht of eenmalige projecten: die laatste vergen meer analyse; (2) de locatie, en (3) of ambtenaren of PEPs worden betrokken). - Due diligence op dienstverleners:
Dienstverleners zijn in het verleden het geijkte kanaal geweest om smeergelden door te schuiven. Zij moeten worden gescreend. Hanteer je eigen due diligence vragenlijsten, afhankelijk van de diepgang die nodig blijkt op basis van je risicoanalyse. Of gebruik commerciële screening software. - Train, communiceer, publiceer:
Het blijft noodzakelijk om voortdurend aandacht te geven aan medewerkers en vooral leidinggevenden, want naïviteit en onwetendheid zijn n.m.m. de belangrijkste oorzaken van dergelijke ‘incidenten’. Noem het aub geen ‘anti-corruptie training’ want dan komt niemand: “wij kopen niet om”. Maar geschenken, vertier, vermaak, evenementen: ja, dat is business as usual… En die kunnen donkerrood kleuren indien ze ongepast blijken! - Inbedden en verbeteren:
Zorg dat jouw aanpak wordt ingebakken in normale processen en procedures. Analyseer incidenten en ‘near-misses’ en leer ervan zodat jullie aanpak ieder jaar verbetert. Doel is om kennis te geven, inzicht in het waarom en hoe, die vervolgens door iedereen in de organisatie kan worden toegepast (KIA), zodat deze aanpak in de DNA van jullie organisatie is verankerd. Evalueer jaarlijks de effectiviteit van jullie programma. - Tenslotte:
Ik denk dat een goed doordacht ABAC programma niet effectief kan worden zonder ook veel aandacht te geven aan een ‘doe je mond open’ cultuur waarbij medewerkers en derden-belanghebbenden worden uitgenodigd om hun zorgen en vermoedens te melden. Die meldingen vergen dan ook een zorgvuldige, heldere meldprocedure met bijbehorend onderzoeksprotocol.
MEER weten? Bel gerust om te klankborden (dat is altijd gratis)! 0654914377
