Medewerkers kijken vooral naar hun eigen managers om aan te geven welke doelen zij deze week, deze maand en dit kwartaal moeten halen. Managers zetten de ‘toon’. Zij kunnen jouw compliance programma maken of breken. Als zij de kernboodschap van compliance (namelijk ‘verantwoord zakendoen’) overtuigend en eenvoudig weten te brengen, dan is de slagingskans veel groter. Maar zij hebben het erg druk, en voelen zich niet altijd comfortabel als het om compliance uitdagingen gaat. Ondersteun hen dus!
Begin met een uitleg aan managers wat van hen wordt verwacht. Zij hebben immers additionele verantwoordelijkheden. Die worden meestal beschreven in de gedragscode. Ook de meldprocedure bevat regelmatig additionele verantwoordelijkheden voor managers: een medewerker gaat vaak te rade bij zijn/haar eigen leidinggevende. Ondersteun hen met een eigen training, webinars, toolbox, fact-sheet, tips, vragen en antwoorden, do’s and don’ts, videos, liefst ook visualisaties of echt ondersteunend materiaal. Of een app voor hun mobiele telefoon. Leg uit wat van hen wordt verwacht. Indien jij als compliance professional hun werk vergemakkelijkt, is de kans groter dat zij actie nemen zoals het compliance programma heeft bedoeld!
Zeker indien het gaat om moeilijkere vraagstukken van gedrag en cultuur. Dat vergt veel zelfreflectie en moed van leidinggevenden. Welke boodschap stuurt deze manager tussen de regels door (“…zorg dat het lukt, hoe maakt me niet uit…”)? Indien hij over ‘respect’ praat, meent hij/zij het ook echt? Met welke lichaamshouding communiceert hij/zij over compliance onderwerpen en het belang van je mond opendoen? Is de manager aanwezig bij compliance trainingen en voert hij/zij het woord, of laat hij/zij dat liever over aan compliance professionals? Durven medewerkers bij hem/haar binnen te lopen met moeilijke dilemma’s? Hebben medewerkers het vertrouwen dat de manager een melding zorgvuldig zal opvolgen en rechtvaardig zal afhandelen?
Vertrouwenspersonen en HR- of compliance medewerkers kunnen een manager helpen om te achterhalen wat er daadwerkelijk in een afdeling speelt. Bij voorbeeld door het houden van interviews onder personeel en vertrekkers, een cultuur enquête (al dan niet als onderdeel van het jaarlijkse medewerkerstevredenheidsonderzoek), of een 360 graden beoordeling van de manager zelf. Vervolgens door een concreet actieplan op te stellen met de manager en hem/haar begeleiding aan te bieden, want blijkbaar kwam het niet van nature aanwaaien.
Een gezonde afdelingscultuur komt zowel de medewerkers, de manager alsook de organisatie ten goede. Medewerkers zijn meer betrokken, geven vaker tips hoe het beter kan, durven eerder hun mond open te doen en anderen aan te spreken op ongewenst gedrag, en zo voort. Uit een enquête vorig jaar in de Verenigde Staten gehouden bleek 60% van de ondervraagden wangedrag op de werkvloer te hebben geconstateerd. Gemiddeld wordt slechts de helft daarvan gerapporteerd. We hebben dus nog een lange weg te gaan. Om jullie op weg te helpen: kijk eens naar dit (typisch Amerikaans, maar toch aardige) voorbeeld van een gids voor managers op de handige website van The Ethics and Compliance Initiative
