Geen budget voor méér FTE’s? Geen paniek: zoek ‘vrijwilligers’ zoals Vertrouwenspersonen en (Ethics&Compliance) Ambassadeurs om lokaal verantwoord handelen te bevorderen! Zij zijn de lokale vooruitgeschoven posten die voorlichting kunnen geven, de lokale ogen en oren die vaak informeel zaken aan de orde kunnen stellen en hopelijk incidenten helpen oplossen voordat escalatie plaatsvindt. Uit ervaring en onderzoeken blijkt namelijk dat een eerste gesprek met VP of ECA al voldoende is om formele meldingen en kostbare onderzoeken te voorkómen.
In Nederland kennen we al jaren Vertrouwenspersonen (VP’s) die zich richten op ongewenst gedrag. Uit recent onderzoek blijkt dat in Nederland de meeste VP’s óók adviseren over materiële integriteitsschendingen[1]. In het buitenland is de VP veel minder of niet bekend. Maar daar zou je een netwerk van Ethics & Compliance Ambassadeurs (ECA’s) kunnen inrichten. Hun taken en verantwoordelijkheden zijn niet exact gelijk. Zij houden verantwoord handelen op de lokale managementagenda. Zij geven jou input op concepten. Kunnen als Ambassadeur de rol van lokale Meldcoördinator/Onderzoekscoördinator vervullen (in het kader van de implementatie van de Europese Richtlijn Bescherming Klokkenluiders). Vertrouwelijke adviezen geven. Een luisterend oor bieden. Centraal contactpersoon lokaal voor het bevorderen van het Ethics & Compliance programma.
Daarbij is het essentieel dat hun onafhankelijkheid wordt gewaarborgd. Laat hen dus direct rapporteren aan de lokale directie (dat zou bij VP’s ook eigenlijk altijd moeten, lijkt me, met name indien zij ook mbt integriteitsincidenten potentiële melders bijstaan). En biedt hen ontslagbescherming verg4elijkbaar met leden van een ondernemingsraad. Uit genoemd onderzoek blijkt helaas dat in een kwart van alle gevallen de VP soms OOK de rol van onderzoeker en/of mediator op zich neemt. Dat is echter ongewenst, want die taak botst met de essentie van de rol van VP. De VP is partijdig en staat een potentiële melder bij!
Hoe vind jij ECA’s? Door het aantrekkelijk te maken. Bij voorbeeld omdat het kansen biedt om vaardigheden op te doen (biedt hen trainingen aan); erkend te worden als talent met leiderschapspotentie (werk samen met HR); hen zichtbaar te waarderen voor hun bijdragen (publiceer, communiceer, marketing); door hen een directe lijn te bieden met het hoofdkantoor van een wereldwijde organisatie (kennisvoordeel; aanzien).
Zowel VP’s als ECA’s kennen tenminste drie hoofdtaken: voorlichting geven over gewenst gedrag en beleid, bijstand geven aan potentiële melders, en ongevraagd adviezen geven aan de (lokale) directie over waargenomen trends, zorgelijke ontwikkelingen, hiaten en verbetervoorstellen. Soms geven ze ook nazorg aan diegenen die zij bijstaan.
Wil je méér weten hoe we jullie VP’s kunnen trainen of zo’n ECA programma wereldwijd kunnen opzetten? Bel gerust om te klankborden (is altijd gratis): 0654914377
[1] Onderzoeksrapport 2022 “De rol van vertrouwenspersonen bij integriteitsschendingen” VU, Rob van Eijbergen, Stijn Klarenbeek, Lara Frank
