Wat weten we van de relatie Compliance Professional en Raad van Commissarissen?

By Roland NotermansGeen categorieWith 0 comments

Afgelopen donderdag verscheen een lang artikel in het Tijdschrift voor Compliance. Een artikel, dat ons onderzoek beschrijft over de relatie tussen de Compliance Professional (CP) en de eigen Raad van Commissarissen/Toezicht (RvC). Een onderzoek dat ik met vijf medeleden van de Kennistafel Gedrag en Cultuur van de Nederlandse Vereniging voor Compliance Professionals (VCO) deed aan het begin van dit jaar (hun namen staan aan het einde van dit artikel). Wat hebben jullie, compliance professionals daar nu aan? Onderstaand een korte samenvatting van dit ruim 11 pagina’s tellende artikel!

Wie deden mee?
In ons onderzoek hebben we uitsluitend compliance professionals meegeteld die zelf aan hun eigen Raad van Bestuur of directie rapporteerden of contact hebben. Dat waren er bijna 100 (98 om precies te zijn) waarvan de helft uit de financiële sector (FS) en de andere helft uit niet-financiële sectoren (NFS). Denk daarbij aan beursgenoteerde vennootschappen, semipublieke organisaties, grote familiebedrijven, dienstverleners en dergelijke.

Waarom onderscheid tussen FS en NFS?
In de FS is een compliance functie verplicht, in de NFS echter niet. Het artikel bevat een prachtige bijlage met opsomming van alle wetten die die verplichting hebben opgenomen. Ook in de NFS hebben commissarissen weliswaar een toenemende persoonlijke verplichting mbt lange termijn waarde creatie, een integere cultuur en ‘klokkenluiden’ (vreselijk woord), maar vaak ligt dat verholen in ‘vrijwillige’ codes als de Corporate Governance Code, toelichtingen op wetten of terug te vinden in publicaties van (strafrechtelijke) opsporingsinstanties (zoals in de USA).

Wat waren de meest in het oog lopende uitkomsten en verschillen?
*Bijna twee derde van de CPs had rechtstreeks contact met de RvC, maar de verschillen waren fors: 70% (FS) versus 56% (NFS); bij indirect contact liep dat soms via de general counsel of manager risk.
*Het rechtstreekse contact met de RvC is vaak formeel vastgelegd in een charter, compliance-statuut of ander reglement (waar het niet formeel is vastgelegd heeft de helft wel behoefte daaraan).
*De rapportage over compliance wordt bij slechts 61% gelezen door alle leden van de RvC en 69% bij de auditcommissie (dat kan dus beter); bij slechts een op de drie CPs wordt de rapportage in het bijzijn van de voltallige RvC besproken.
*11% (FS) resp. 17% (NFS) van de respondenten kan niet inschatten of de RvC voldoende kennis van compliance en integriteit heeft.
*17% heeft geen regulier contact met de RvC, 36% een- of tweemaal per jaar, 53% vaker; in bijna de helft van alle gevallen is de Raad van Bestuur/directie daarbij altijd aanwezig, maar dat is veel vaker in de FS dan in de NFS.
*Over de kwaliteit van de communicatie zeggen CPs in de FS dat in driekwart van de gevallen alle onderwerpen aan de orde komen die de CPs relevant vinden, maar CPs in de NFS vinden dat maar in 45% van hun gevallen (ook hier dus verbetering nodig).

Het artikel bevat een mooie bloemlezing van de mooiste vragen die CPs ooit mochten beantwoorden. Tevens een historisch overzicht mbt aandacht voor integriteit en een lijst met aanbevelingen. Auteurs zijn Suzanne de Boer-Verheij, Nicolet Jager, Marlene Jans, Carolien Merkens, Cora Wielenga en ondergetekende: allen ervaren compliance-specialisten en lid van de Kennistafel Gedrag & Cultuur van de VCO.

Het volledige artikel is te lezen in Tijdschrift voor Compliance (april) en voor niet-abonneehouders op te vragen per einde juli, door mij een email te sturen. De volledige dataset met resultaten uit deze enquête is te downloaden via de website van de VCO (KLIK HIER).
of via:
https://www.vco.nl/kennistafels/gedrag-cultuur/onderzoeksactiviteiten

Veel leesplezier!