Uitdaging:
Een van de grootste uitdagingen voor compliance professionals is om hun organisatie te ondersteunen om medewerkers te stimuleren hun vermoedens van overtredingen van de gedragscode te melden. Vaak maken medewerkers helemaal géén melding van hun vermoedens of constateringen (meer dan 40% meldt niet). Meer dan de helft van alle meldingen die wél worden ingediend blijken anoniem, hetgeen onderzoeken bemoeilijkt. De belangrijkste redenen: angst voor negatieve gevolgen, geen vertrouwen in het proces, niet goed weten waar of hoe, geen wil of moed, geen gevoelde veiligheid, geen cultuur die dat aanmoedigt. Het zijn allemaal belangrijke factoren om te adresseren.
De komende periode kun jij zelf een groot aantal acties initiëren om naar een psycho-sociaal veilige(re) cultuur toe te werken. Ik som ze in willekeurige volgorde op. Tip: doe het niet alleen: betrek topmanagement (Ethics Committee), HR en communicatie bij dit plan want het gaat uiteindelijk om leiderschapstrainingen én organisatiecultuur: creating Room for Discussion.
Wat kun jij zoal doen:
*zorg dat jullie gedragscode extra verantwoordelijkheden opsomt voor elke leidinggevende (niet alleen goed voorbeeldgedrag, ook zorgen voor een veilige afdelingscultuur waarin feedback ontvangen, leren van fouten, inclusiviteit en je uitspreken worden gewaardeerd);
*zorg dat op basis van jullie meldprocedure niet alleen ‘zware misstanden’ of ‘grove integriteitsschendingen’ mogen worden gemeld, maar élk vermoeden van een overtreding van de gedragscode (dus ook ongewenst gedrag, belangenverstrengelingen, social media overtredingen e.d.); op basis van één procedure en bij vele loketten;
*benoem vertrouwenspersonen en ‘ethics ambassadors’ en train hen (zie daarover mijn blog van januari 2022); zij kunnen lokaal initiatieven ontplooien, dilemma’s aandragen ter bespreking in groepsoverleg, leidinggevenden aansporen/aanspreken en hopelijk de rol van ‘eerlijke hofnar’ vervullen waar nodig (hoe hoger de rang, hoe minder de leidinggevende hoort wat er écht speelt);
*blijf alle leidinggevenden op deze gebieden trainen, liefst als onderdeel van hun gangbare leiderschapstrainingen (het moet geen compliance-feestje of dingetje worden, maar gewoon onderdeel van de DNA en cultuur van jullie organisatie); het begint niet zozeer met goede handleidingen en protocollen maar met kernwaarden, grondhouding, zorgvuldig luisteren, verantwoordelijkheid nemen, leren om ‘sorry’ te zeggen; autorijden vergt onderhoud, vaardigheden ook, want die komen zelden van nature aanwaaien;
*ondersteun leidinggevenden met eenvoudige, heldere instrumenten, tips, visualisaties, checklijstjes en dergelijke, zodat zij kunnen nalezen hoe om te gaan met signalen en meldingen; oefen fictieve casus met hen, waar gewenst, of faciliteer intervisie; vraag hen hoe jij hen nog beter kunt ondersteunen;
*organiseer of faciliteer dilemma-discussies en laat zien dat je van mening mag verschillen en dus alleen sámen vage kernwaarden, normen en principes concreet kunt maken, in de dagelijkse praktijk, met heldere afspraken over respectvolle omgang en inclusie; oefen eens met deep democracy of in een groep elkaar toch aanspreken op ‘verkeerde’ moppen (de meesten hebben een heel ander beeld van hun eigen gedrag en zijn uiteindelijk dankbaar voor feedback);
*laat potentiële melders hun vermoedens neerleggen hoe en waar het hén het beste uitkomt of het veiligst voelt; zorg altijd voor een anonieme externe mogelijkheid (anders mis je veel te veel integriteitsmeldingen);
*maak het inzichtelijk voor hen dankzij een goed leesbare, heldere meldprocedure (let zorgvuldig op je woordgebruik: Amy Edmondson toonde al aan dat klokkenluiden, klikken, fouten en dergelijke woorden al drempels verhogen;
*het publiceren van een visualisatie van het meldproces en een onderzoeksprotocol (zie mijn blog…): dan is in één oogopslag duidelijk voor een potentiële melder wie welke stappen wanneer maakt, en hoe hun identiteit geheim wordt gehouden;
*publiceer jaarlijks dat melden zinvol en effectief blijkt: informeer de organisatie hoeveel meldingen hebben geleid tot maatregelen (zowel organisatorische als persoonlijke); door te laten zien dat het zin heeft om te melden help jij collega’s over die hoge drempel te stappen en haal je vooroordelen weg dat bij jullie toch nooit iets verbetert;
*preventie loont: als de brand uitbreekt ben je te laat; ga dus oefenen; interne onderzoeken doen en uit elkaar gaan kosten vaak veel meer (soms tonnen per casus, zoals Naomi Ellemers deze week voorrekende; voor méér informatie over haar uitstekend werk en een kopie van haar praktijkgids, bel me even – dat is gratis).
Mocht jouw Bestuur nog niet overtuigd zijn om hierin veel tijd te investeren: onderzoek van McKinsey toonde aan dat psychologische veiligheid ook financieel loont: 70% meer groei, 36% meer winstgevendheid, 19% sterkere innovatie en 75% meer productiviteit. Compliance helpt!
