2021: 6 tips voor jouw compliance programma (plus 25 tips)!

By Roland NotermansGeen categorieWith 0 comments

2021. Nieuwe kansen! Budgetten staan onder druk, maar Covid19 heeft ook aangetoond hoe veerkrachtig wij zijn, en hoe snel we ons gedrag ten goede kunnen aanpassen! Dus vandaag een 6-tal tips. Hopelijk kun je er één of twee toepassen om het succes van jouw compliance programma te vergroten 😊

 

*Focus op toegevoegde waarde
Compliance gaat over ‘verantwoord zakendoen’. Zorg dat dát wordt begrepen op die plekken in jouw organisatie waar de awareness het hardst nodig is. Niet elke medewerker hoeft elk detail van elke handleiding te kennen. Wel wanneer in hun eigen werk rode vlaggen opduiken die hen tot intern overleg zouden moeten nopen! Indien mogelijk, toon de toegevoegde waarde en effectiviteit van jouw programma aan. Bij voorbeeld door jaarlijkse cultuurmetingen. Anticipeer op kritische vragen mbt jouw jaarplan, en benadruk gezamenlijk succes op lange termijn. Non-compliance is vaak véél kostbaarder!

 

*Focus op het concreet maken voor het individu
Uit Amerikaans onderzoek blijkt dat alleen mooie kernwaarden de organisatie niet veel verder helpen. Die kernwaarden concreet maken op individueel niveau wel! Denk aan jullie gedragscode, die bij elk onderwerp een paragraaf toevoegt wat dat onderwerp voor het individu betekent. Denk aan e-learning modules, die zijn toegespitst per afdeling of risicogroep, afhankelijk van de aard van het werk en verantwoordelijkheden. Tijdens deze Covid-crisis: zijn de thuiswerkregels en ICT-security afspraken duidelijk? Denk aan het vertalen van risico’s naar tips voor desbetreffende deelgroepen. Denk aan PCs die opstarten en een ‘nudge’ te zien krijgen voordat ze kunnen inloggen. Denk aan de communicaties rondom jaarbeoordelingen, die concrete voorbeelden zouden moeten bevatten van hetgeen aan gedrag daadwerkelijk wordt verwacht. Denk aan milieudoelstellingen (zo veel plastic bekers ingezameld samen waarmee wij dat en dat hebben gerecycled) of veiligheidsdoelstellingen (al zoveel dagen geen dodelijke ongelukken hier).

 

*Focus op het ondersteunen van managers
Leidinggevenden bepalen in heel grote mate de afdelingscultuur (in maart méér daarover). Hopelijk is jullie Gedragscode glashelder op dit gebied: van leidinggevenden mag je nu eenmaal méér verwachten. Voorbeeldgedrag. Vragen beantwoorden. Aandacht vragen voor en uitleggen wat ‘verantwoord zakelijk gedrag’ in de praktijk écht betekent. Deur openhouden en een veilige cultuur creëren waar elke medewerker zich veilig voelt om gevoelige zaken, zorgen en vermoedens bespreekbaar te maken. Meldingen in ontvangst nemen. Medewerkers aanspreken. Ga zo maar door.
Ondersteun dus managers, want vaak werden zij vanwege hun specifieke expertise op die plek benoemd. Vráág hen hoe je hen het beste kunt ondersteunen, bij voorbeeld met een toolbox!

 

*Focus op champions, liaisons, ambassadeurs
Bij gebrek aan budget en een groot netwerk van compliance professionals, denk aan het zoeken van ambassadeurs. Zij ondersteunen managers en houden bij voorbeeld lokaal de compliance-boodschap op de managementagenda, faciliteren dilemma-discussies (fungeren soms zelfs als lokale vertrouwenspersoon), geven input op concepten en passen communicaties aan de lokale cultuur aan. Een voorbeeld: soms is het weigeren van geschenken een zware belediging; in samenspraak kan de ambassadeur lokaal toelichten hoe dan om te gaan met het geven en ontvangen van (soms kostbare) geschenken. De belangrijkste toegevoegde waarde van lokale ambassadeurs is waarschijnlijk de wederzijdse kruisbestuiving. Bij voorbeeld een terugkoppeling geven aan de centrale compliance organisatie met betrekking tot de vraag wat er van de centrale aanpak lokaal terecht kwam en hoe jullie samen de effectiviteit van de compliance aanpak kunnen verhogen.

 

*Focus op reputatie
Stress, economische tegenwind, lockdowns en financiële verliezen leiden vaak tot angst, onzekerheid en ‘cutting corners’: het minder volgen van het morele kompas van de organisatie. Het ontbreekt momenteel nogal aan transparantie, be- en aanspreekbaarheid, soms voorbeeldgedrag en betrokkenheid. We zitten midden in een crisis, dus onethisch gedrag, groepsbiasses en de fraude-driehoek krijgen voeding (rationalisaties – gelegenheid – druk). Op afstand werken sommige hardcontrols minder. Hoewel het aantal meldingen onder Meldprocedures (SpeakUp) dus terugliep, nam het aantal mbt machtsmisbruik juist toe. Kortom: tijd om de hard en soft controls meer aandacht te geven. Denk aan Ajax, dat bonussen uitkeerde terwijl ze miljoenen aan NOW bedragen claimden. Denk ook aan Booking.com en hun reputatieschade.

 

*Focus op je bestuur
In moeilijke tijden zoals deze is de rol van het Bestuur van immens grote invloed op jullie programma. Vergeet dus niet om je vinger ook bij hen aan de pols te houden. Rapporteer niet alleen die onderwerpen die zij willen horen, maar bespreek ook die onderwerpen die jij belangrijk vindt voor de effectiviteit en geloofwaardigheid. Ondersteun hen bij het herhalen van de boodschappen rondom ‘responsible business conduct’.
Vergeet niet: “if the going gets tough, don’t compromise on ethics”. Indien het bestuur steken laten vallen in deze periode, dan verliest jullie programma aan geloofwaardigheid.

Mocht je mijn 25 andere tips (checklist voor 2020) óók willen bekijken, klik dan hier!