5 succesfactoren voor een effectiever compliance programma

Vorige week verscheen een jaarlijks onderzoek, uitgevoerd door LRN, over de vraag waarom sommige compliance programma’s zoveel effectiever zijn dan andere. Dat blijkt te draaien om 5 factoren, die de doorslag kunnen geven. Ik vat hier het onderzoek onder ruim 1800 organisaties met elk meer dan duizend werknemers uit de hele wereld voor jou samen.

1. Zij ontwerpen communicaties vanuit de gemiddelde ontvanger
   Tweedelijns professionals zijn vaak erg goed in zenden en opschrijven wat de eerstelijn allemaal zou moeten. Lange, juridisch getinte teksten (‘…want stel je voor dat we bij een rechter onderuitgaan…’).
   Effectieve programma’s draaien het om en kijken in de eerste plaats of de aangeboden informatie begrijpelijk én relevant is voor de ontvanger! Vereenvoudigen, waar mogelijk, en doelgerichter.

   
   Ook maken zij het de (potentiële) ontvangers gemakkelijk in het zoeken en vinden van relevante informatie; denk aan een eigen plek op het intranet; denk ook aan een app; geplastificeerde kaartjes; posters; qr-codes. Zij vertalen vaker. Bieden elearnings via mobiele apparaten aan, op het moment dat de medewerker dat wenst, met keuzemogelijkheden gebaseerd op rol, risico’s, regio en/of senioriteit. Hun gedragscodes bevatten links naar onderliggende handleidingen en leggen relaties met strategische doelen.

2. Zij benadrukken persoonlijke verantwoordelijkheid voor ‘verantwoord gedrag’
   Compliance is ieders verantwoordelijkheid, want het gaat over verantwoord handelen, niet slechts over naleving van wetten. Dat schreef ik al meer dan tien jaar geleden op mijn gekleurde visitekaartjes. Compliance Professionals helpen de eerstelijn collega’s om te begrijpen wat de directie heeft besloten mbt ethics & compliance. Welke risico’s de organisatie wil vermijden. Welk gedrag van iedere medewerker mag worden verwacht.

   
   De beste compliance programma’s benadrukken de persoonlijke verantwoordelijkheid van elke medewerker. Met als ultieme consequenties dat (1) verantwoord voorbeeldgedrag óók een rol moet spelen mbt bonussen en promoties (lees mijn eerder blog daarover), en dat (2) ook de beste performers worden gestraft bij overtredingen van de gedragscode (‘organizational justice’: ECCP p.12).

3. Zij benadrukken kernwaarden ipv regeltjes
   Kernwaarden geven hopelijk voldoende richting aan medewerkers die een zakelijk dilemma moeten oplossen of voor moeilijke keuzes staan. Kiezen we voor korte-termijn-winst of lange termijn waarde-creatie voor mens, milieu en de organisatie? Bij twijfel: eerst overleggen.
   Kernwaarden motiveren en geven richting: regeltjes zijn fijn, waarden zijn beter.

   
   Schaf het bedrag voor geschenken geven en ontvangen niet direct af. Maar realiseer je dat een harde regel nooit afdoende is: ook al mag je een geschenk onder de 25 euro houden zonder te registreren, na een tweede of derde week zo’n geschenk ontvangen van dezelfde gever moeten er toch alarmbellen gaan rinkelen! Geschenken moeten dus altijd gepast zijn in de omstandigheden: af en toe, bescheiden, met de juiste intentie op het juiste moment. Focus dus op waarden ipv regels.

4. Zij borgen in processen en procedures
   Waar mogelijk, bak gewenst gedrag in processen en procedures in! Maak e&c een onderdeel van hoe jullie normaal gesproken zakendoen. Onderdeel van jullie DNA. Dan worden de beslissingen in de eerstelijn mede beïnvloed door e&c overwegingen.

   
   Ethics & compliance overwegingen zouden ertoe kunnen leiden dat sommige transacties achterwege blijven, ja zelfs dat organisaties zich terugtrekken uit bepaalde landen (bijv. vanwege te grote corruptierisico’s). Effectieve compliance programma’s zorgen ervoor dat de Chief Ethics & Compliance Professional zich rechtstreeks tot de directie kan wenden waar nodig (zelfs tot de RvC). Hun functie heeft afdoende autonomie. Ook omgekeerd is het verstandig om controlemaatregelen en goedkeuringsprocedures te integreren in de onderliggende handleidingen.

5. Zij innoveren hun training vaker
   De beste programma’s introduceerden korte(re) trainingen voor specifieke doelgroepen gebaseerd op risicoanalyses, met additionele trainingen voor leidinggevenden. Indien medewerkers specifieke taken moesten verrichten (denk aan verschepen, inkopen, zakelijk reizen, onkosten indienen e.d.) dan bieden de beste programma’s direct een training op dat gebied aan. Vaak mobiel. Steeds vaker krijgen medewerkers de mogelijkheid om eerst een test te doen, om te bekijken of zij het basisniveau-onderdeel kunnen overslaan.

   
   De beste programma’s evalueren de kwaliteit en inhoud, geven cursisten ruimte om opmerkingen en vragen te plaatsen, analyseren welke deelonderwerpen moeilijk bleken,
   en voeren een ‘mini-cultuur enquête’ uit aan het einde van een training. Tenslotte voeren de beste programma’s ook root-cause analyses uit om na te gaan na incidenten of de oorzaak is te herleiden tot gebrekkige communicaties.

   Meer weten of klankborden? Bel gerust (is altijd gratis).

KLIK HIER om het volledige rapport te kunnen downloaden (of stuur me een email en ik zend het jou toe)