Januari is meestal het beste moment om jouw compliance activiteiten uit het afgelopen jaar te evalueren en plannen te maken voor verbeteringen. Mocht je nog daarover nadenken: hier mijn tips voor het komende jaar.
1. Focus:
Focus het komende jaar op het ondersteunen van leidinggevenden (LG). Vaak is de tone at the top prima, maar the ‘mood in the middle and buzz at the bottom’ nog niet (lees het schokkende onderzoek van EY over onethisch gedrag van leidinggevenden: KLIK HIER).
LG’s hebben de grootste invloed op een psychosociaal veilige werkcultuur. Oók of zij jouw ambassadeurs zijn geworden voor het compliance programma, of dat programma als een ‘tick-the-box’ oefening ervaren. Help hen met specifieke tools, visualisaties, trainingen, ondersteuning. Zij zijn bepalend voor jullie succes of falen. Alsmede voor de hoogte van een eventuele boete, want indien jouw organisatie uit de bocht vliegt dan is de Amerikaanse analyse nogal eenvoudig:
“What actions have senior leaders and middle-management stakeholders (e.g., business and operational managers, finance, procurement, legal, human resources) taken to demonstrate their commitment to compliance or compliance personnel, including their remediation efforts? Have they persisted in that commitment in the face of competing interests or business objectives?” (bron ECCP: evaluation of corporate compliance programs 2023: KLIK HIER)
2. Evalueer:
Evalueer incidenten met jullie Ethics Committee of andere klankbordgroep:
Hebben jullie alle ‘root-cause’ analyses uitgevoerd mbt gemelde incidenten: weten jullie waarom zich integriteitsschendingen hebben voorgedaan? En wat jullie zouden moeten aanpakken om herhaling te voorkómen? Wat ging goed? Wat kan beter? Wat missen we nog? Wat krijgt dus prioriteit het komende jaar? Is jullie communicatie helder, begrijpelijk, relevant? Publiceren jullie al moresprudentie?
3. Verbeter:
Vraag aan internal audit (indien aanwezig; anders jullie externe accountant) en de afdelingen legal, finance, HR e.d. of beleid, processen, procedures, voorlichting, training e.d. moeten worden verbeterd. Een nog waardevollere bron van informatie is jullie medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO). Hopelijk heeft compliance een aantal vragen specifiek mbt verantwoord, integer handelen kunnen toevoegen aan het MTO? Over voorbeeldgedrag van leidinggevenden, over Speak Up (en luisteren), over zakelijke dilemma’s en ongewenst gedrag bespreekbaar maken? Durf afscheid te nemen van zaken die niet goed genoeg waren.
4. Beslis:
Beslis op basis van jullie (regelmatige?) risicoanalyses of de bakens zouden moeten worden verzet, dan wel méér nadruk op bepaalde training of maatregelen moet worden gelegd. Denk aan cybercrime, dat de komende jaren een van de grootste uitdagingen gaat worden voor veel organisaties. Denk aan CSDDD en het rapporteren in leveranciersketens. Denk aan mensenrechtenschendingen bij jullie leveranciers. Denk aan jullie gebruik van Kunstmatige Intelligentie (AI).
5. Ontwerp:
Ontwerp jouw aanpak en communiceer vanuit de ontvanger: verplaats je in hun rol, positie en verantwoordelijkheden: wat moeten zij écht van jouw programma ‘weten’? Is het echt nodig dat zij kennis opdoen over wetten? Of begrijpen wanneer ze moeten pauzeren en overleggen over rode vlaggen die zij in hun werk zijn tegengekomen? Vraag feedback op concepten en waardeer opbouwende kritiek.
Binnenkort méér over de rol van Leidinggevenden in een volgend blog.
Bel gerust om te klankborden: dat is altijd gratis!
