Onderzoeksprotocol en Handboek ‘interne onderzoeken doen’ zijn essentiëel!

By Roland NotermansGeen categorieWith 0 comments

De Coronacrisis maakt de taken van de compliance professional nóg moeilijker. Denk bij voorbeeld eens aan interne onderzoeken. Gelukkig publiceerde vorige maand het Huis voor Klokkenluiders (HvK) een waardevol document. Het is een brochure die uitleg geeft over twee onderwerpen: het intern uitvoeren van onderzoeken, en over de noodzaak van een Onderzoeksprotocol. De brochure is erg prettig geschreven, geeft veel achtergrondinformatie en tips, maar is zelf noch een Onderzoeksprotocol, noch een Handleiding interne onderzoeken. Het HvK dringt zeer sterk aan op het hebben van beide, maar laat het aan de organisatie om die zelf te gaan schrijven. Goed nieuws: er zijn simpele, state of the art oplossingen. Voor beide! En een kort webinar dat eea uitlegt.

Wat moet ik verstaan onder een Handleiding interne onderzoeken?
Naast een gedragscode heeft jullie organisatie hopelijk een meldprocedure (SpeakUp, en geen ‘klokkenluidersregeling’). Medewerkers worden daarin hopelijk aangemoedigd om enerzijds hun zorgen kenbaar te maken en anderzijds eventuele verdenkingen van overtredingen van de gedragscode te melden. Die meldingen moeten intern (en soms extern) worden onderzocht. Hoe pak je zoiets aan? Waar moet je zoal op letten? Wat zijn de 6 principes die je altijd in acht moet houden bij interne onderzoeken? Wie doet welke onderzoeken en welke vijf basisstappen moet elke interne onderzoeker doorlopen? Een soort handboek soldaat, een basisinstructie of stappenplan dus. Om onnodige fouten te vermijden (want die zijn héél gemakkelijk gemaakt).

Wat moet ik verstaan onder een Onderzoeksprotocol?
Een Onderzoeksprotocol geeft elke medewerker in de organisatie duidelijkheid over alle stappen die de organisatie neemt nadat een melding is binnengekomen (een onderzoek naar de feiten, zoals beschreven in de Handleiding is dus slechts één onderdeel van de vele stappen, beschreven in het Onderzoeksprotocol). Wie mag en moet wat en wanneer. Wat zijn de rollen en taken van de Integriteitscommissie, de Compliance Professional, de onderzoeker(s), de vertrouwenspersoon, de melder, de ‘beklaagde’, eventueel een lokale onderzoekcoördinator, en zo voort. Maar ook: welke criteria spelen een rol bij het opleggen van disciplinaire maatregelen, indien blijkt dat de gedragscode is overtreden. En wie legt die sancties dan op, of monitort de uitvoering?

Mocht je een of beide dokumenten momenteel missen, neem dan even contact met mij op, dan geef ik je inzage in de omvang en inhoud van beide (die ik als model ter beschikking stel tegen een geringe vergoeding).

Op een aantal punten in deze kersverse brochure ben ik het overigens niet eens met het Huis voor Klokkenluiders (dat komt helaas vaker voor, ook in het verleden). Ik heb hen hier en daar om verduidelijking/uitleg gevraagd en mijn conclusies heb ik in een geannoteerde versie van hun brochure aangegeven met mijn opmerkingen en waarschuwingen in de marge. Ook die geannoteerde versie is op te vragen via een simpele email (nuxcompliance@kpnmail.nl).

Let ook op dat de HvK-brochure alleen de Nederlandse wettelijke situatie in acht neemt; mijn Onderzoeksprotocol en de Handleiding interne onderzoeken doen zijn beide voor internationale situaties geschreven.

Klik hier om de oorspronkelijke brochure van HvK te kunnen downloaden.

Meer weten over het webinar? Kijk dan op deze website bij webinars of klik even hier.