Niemand wil een klokkenluider zijn. De meeste medewerkers willen het liefste werken in een integere, respectvolle cultuur. Dé uitdaging voor compliance professionals: hoe kan ik bijdragen aan een sociaal veilige werkomgeving, zodat meldingen leiden tot een meer integere cultuur? Hoe komen we van klokkenluiden naar een ‘doe je mond open en deel je zorgen’- cultuur waar ‘verantwoord handelen’ voorop staat? En welke cruciale rol spelen leidinggevenden daarbij?
Zoals vaak met complexe uitdagingen, komen cultuurverbeteringen niet vanzelf. Het is hard werken. Samen, met andere afdelingen. Onderstaande 12 stappen vormen daarbij een ‘good practice’:
- Kernwaarden
de waarden en normen van de organisatie zijn duidelijk en helder verwoord in de Gedragscode en krijgen regelmatig aandacht; - Voorbeeldgedrag
het topmanagement geeft het goede voorbeeld door enerzijds regelmatig aandacht te vragen voor het belang van je mond opendoen, voor zorgen en vermoedens delen; niet-opzettelijke fouten en ‘near-misses’ worden regelmatig besproken om van te leren; zij spreken medewerkers op gepaste wijze aan waar nodig; - Extra verantwoordelijkheden voor leidinggevenden
het topmanagement verwacht datzelfde van elke leidinggevende en neemt integriteit, voorbeeldgedrag en sociale veiligheid mee in de jaarbeoordelingen; die extra verantwoordelijkheden voor leidinggevenden staan ook helder in jullie Gedragscode; - Aanspreken en bespreekbaar maken
moedig medewerkers aan om het management en collega’s aan te spreken wanneer daar aanleiding toe is; indien men dat (nog) niet durft: moedig hen dan aan om hun zorgen en gevoelige zaken bespreekbaar te maken in het gebruikelijke groepsoverleg (zie mijn eerder blog daarover); - Verplicht melden
maak duidelijk dat alle medewerkers gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de integriteit en de reputatie van de organisatie, voor het iedere dag de organisatie iets verbeteren; dus melden is niet klikken (niemand wil eindigen als ‘klokkenluider’) maar positief bijdragen; medewerkers zijn verplicht om vermoedens van sommige majeure zaken te melden (anders laten zij die willens en wetens voortbestaan); neem die verplichting op in jullie nieuwe Meldprocedure (waarschijnlijk nodig per december aanstaande ivm de Richtlijn Klokkenluiden); - Train leidinggevenden
ondersteun leidinggevenden en medewerkers door ze trainen om hun feedback- en aanspreekvaardigheden te oefenen; train leidinggevenden in het omgaan met vermoedens van overtredingen en formele meldingen, alsook in het beschermen tegen mogelijke represailles; - Verhoog vertrouwen, publiceer Onderzoeksprotocol
verhoog vertrouwen in jullie meldprocedure en publiceer een Onderzoeksprotocol (zie mijn eerder blog over onderzoeksprotocollen ); neem elke melding serieus en hou de melder op de hoogte van de genomen stappen; - Check op represailles
ondersteun medewerkers die in de problemen komen doordat ze te goeder trouw een collega hebben aangesproken: wees alert op represailles in welke vorm ook en bel melders na 6 en 12 maanden om represaille-signalen te controleren; - Geanonimiseerd melden
zorg voor een eenvoudige, heldere, duidelijke procedure om zorgen en vermoedens te melden; gebruik visualisaties; garandeer anonimiteit en geanonimiseerd kunnen melden; koester, ondersteun en train je vertrouwenspersonen; analyseer subculturen (bijv. verkoop) en vooroordelen; - Organizational justice
zorg ervoor dat normen en waarden voor allen gelden, óók de kroonprinsen; (zie mijn eerder blog mbt organizational justice); - Vereenvoudig waar mogelijk, verlaag drempels
controleer (bijv dmv medewerkerstevredenheidsonderzoek) of medewerkers weten waar ze vermoedens van overtreding van de Gedragscode kunnen melden; gebruik posters, QR-codes en liefst een app met slechts 3 of 4 vragen om een vermoeden van overtreding van de code te kunnen melden: vereenvoudig waar mogelijk alle aspecten van jouw compliance programma; - Publiceer en verhoog vertrouwen
publiceer jaarlijks intern over de statistieken (hoeveel meldingen, hoeveel onderzoeken, hoeveel verbeteringen in processen en procedures, hoeveel disciplinaire maatregelen), zodat het vertrouwen groeit; en blijf deze 12 stappen koesteren, voeden en jaarlijks verbeteren want: melden loont!
Meer weten? Trainingen of documenten nodig? Bel gerust om te klankborden (dat is altijd gratis)!
