Leidinggevenden (LGn) zetten de toon, bepalen in grote mate de prioriteiten in een afdeling, de cultuur, wat belangrijk en onbelangrijk is, welk gedrag wordt beloond en welk niet. Kijken 1000, 1400 of misschien wel 1800 uren per jaar mee naar hetgeen hun teamleden doen en laten. Zij zijn van bijna onmeetbare invloed op de vraag of jullie compliance programma serieus wordt genomen of niet. Daarom focussen we vandaag op LGn, want zij zijn vaak de facto de sleutel tot de (in)effectiviteit van jullie programma.
Amy Edmondson schreef in haar studie over de meest succesvolle teams binnen Google (The Fearless Organization): “Not surprisingly, the most important influence on psychological safety is the nearest boss.” Zij toonde aan dat teams beter presteren in een veilig werkklimaat. Het omgekeerde geldt mijns inziens ook: indien LGn de zoveelste e-learning afdoen als ”onzin, dat doe je maar in je eigen tijd, want het gaat alleen om een vinkje te zetten”, dan is de kans heel groot dat teamleden jullie e-learning ook niet serieus nemen.
In mijn vorige blog gaf ik al een paar tips voor het komend jaar en sprak over ‘tone at the top, mood in the middle and buzz at the bottom’. Onderstaand een aantal tips om LGn tot supporter van jullie compliance programma te maken om zodoende de effectiviteit te vergroten.
Tips:
Maak hun leven gemakkelijker: toolbox
LGn zijn vaak benoemd omdat zij de slimste of beste waren op een heel klein gebied (zoals onderzoek; administratie; verkoop; en zo voort). Wellicht waren zij niet het meest allround, of het meest empathisch, of breed georiënteerd. Compliance and ethics liggen vaak buiten hun comfortzone. Dus ondersteun hen op een manier die ZIJ zelf aangeven: vraag hen waar zij behoefte aan hebben. Denk aan een toolbox met simpele uitleg over veel voorkomende situaties (‘wat is de relevantie van deze e-learning voor mijn team?’; ‘een teamlid wil een dilemma of zorg bespreken’; ‘wat moet een LG met een melding?’; ‘een teamlid ervaart represailles, wat nu?’; en zo voorts).
Gebruik visualisaties, flowdiagrammen, verkeerslichten
Veel medewerkers vinden een visualisatie prettiger dan lange teksten. Kies een vast format -liefst met eigen ‘branding – en laat telkens dezelfde onderdelen in jouw hulpmiddelen terugkomen. Voorbeeldje: (a) waarom is deze e-learning relevant; (b) voorbeeldvragen om een interne dialoog te starten over dit specifiek onderwerp; (c) voorbeelden van zakelijke dilemma’s, (d) rode vlaggen. Voor sommige vraagstukken is een flowdiagram of lijst met wel/niet doen (do’s and don’ts) of 3 verkeerslichten verstandig (‘bij oranje eerst overleggen’).
Bied hen additionele training aan
LGn hebben extra verantwoordelijkheden, (hopelijk) óók met betrekking tot jullie compliance programma. Denk aan het goede voorbeeldgedrag, voor een veilig werkklimaat zorgen, de gedragscode uitleggen, vragen beantwoorden, toezien op naleving, en zo voort. Bied hen dus extra training aan om ook verantwoordelijkheid daarvoor te kunnen nemen en de door jou aangereikte hulpmiddelen effectief toe te kunnen passen. Train hen óók op het gebied van de-escalatie bij ongewenst gedrag, bij het signaleren van represailles (want 62% van alle melders loopt kans op represailles: KLIK HIER), en het doorgeven van ontvangen meldingen. Zorg dat zij 24/7 vragen kunnen stellen als zij ergens tegenaan lopen: bij een lokale Ambassadeur, lokale compliance collega of centraal compliance team.
Creëer een netwerk van E&C Ambassadeurs
Ondersteun LGn door een netwerk van lokale ethics & compliance ambassadeurs te creëren. Enthousiastelingen die lokaal jullie boodschap levend houden, LGn lokaal ondersteunen, adviseren en de boodschap levend houden. Terugkoppelingen geven aan jullie centrale team. Ik schreef al eerder over hun rol (KLIK HIER).
Beloon de toppers
Tenslotte is het essentieel voor de geloofwaardigheid van jullie compliance programma dat LGn ook bij hun bonus- en promoties worden beoordeeld op hun gedrag. “Put your money where your mouth is”: indien jouw organisatie ethics & compliance ECHT heel belangrijk vindt, dan moeten LGn het ook voelen in hun portemonnee. Dat vergt moed en doorzettingsvermogen van de directie en HR. Maar zonder ‘congruentie’ op dit terrein verliest jouw compliance programma aan geloofwaardigheid (KLIK HIER voor mijn eerder blog daarover).
Méér weten? Bel gerust (dat is altijd gratis): 0654914377
English version:
Managers (MGRs) set the tone, largely determining the priorities within a department, the working culture, what is important and unimportant, and which behaviors are rewarded and which are not. They spend 1000, 1400, or maybe even 1800 hours a year observing what their team members do and do not do. Their influence on whether your compliance program is taken seriously is nearly immeasurable. That’s why today we are focusing on MGRs, as they are often the de facto key to the (in)effectiveness of your program.
Amy Edmondson wrote in her study on the most successful teams at Google (The Fearless Organization): “Not surprisingly, the most important influence on psychological safety is the nearest boss.” She demonstrated that teams perform better in a safe work environment. Conversely, if MGRs dismiss the latest e-learning as “nonsense, do it in your own time, because it’s just about ticking a box,” then the chances are high that team members will also not take your e-learning seriously.
In my previous blog, I already gave a few tips for the coming year and spoke about ‘tone at the top, mood in the middle, and buzz at the bottom.’ Below are some tips to make MGRs supporters of your compliance program to increase its effectiveness.
Tips:
Make their lives easier: toolbox
MGRs are often appointed because they were the smartest or best in a very small area (such as research, administration, sales, and so forth). Perhaps they were not the most all-round, empathetic, or broadly oriented. Compliance and ethics are subjects often outside their comfort zone. So support them in a way that THEY themselves indicate to you: ask them what they need. Think of a toolbox with simple explanations for common situations (‘What is the relevance of this e-learning for my team?’ ‘A team member wants to discuss a dilemma or concern;’ ‘What should a Manager do with a formal Report?’ ‘A team member experiences retaliation, now what?’ and so forth).
Use visualizations, flowcharts, traffic lights
Many employees find a visualization more pleasant than long texts. Choose a fixed format – preferably with your own branding – and reuse the same components in your communications each time. Example: (a) Why this e-learning is relevant; (b) Sample questions to start an internal dialogue on this specific topic; (c) Examples of business dilemmas, (d) Red Flags. For some issues, use a flowchart or a list of dos and don’ts or 3 traffic lights (‘Orange light? Consult first’).
Offer additional training
MGRs have extra responsibilities, (hopefully) also regarding your compliance program. Think of role modeling, ensuring a safe work environment, explaining the code of conduct, answering questions, monitoring compliant behavior, and so forth. Offer them extra training to also take responsibility for this and effectively apply the tools you provide. Train them also in de-escalation in case of unwanted, inappropriate behavior, in recognizing retaliation (because 62% of all reporters risk retaliation: CLICK HERE), and in passing on received Reports. Ensure they can ask questions 24/7 if they encounter any issues: to a local Ethics Ambassador, a local compliance colleague, or the central compliance team.
Create a network of E&C Ambassadors
Support MGRs by creating a network of local ethics & compliance ambassadors. Enthusiasts who keep your message alive locally, support and advise MGRs locally, and keep teammembers sharp. Provide feedback to your central team. I have written before about their role (CLICK HERE).
Reward the top performers
Finally, it is essential for the credibility of your compliance program that Managers are also evaluated on their behavior in their bonuses and promotions. “Put your money where your mouth is”: if your organization REALLY considers ethics & compliance important, then MGRs must also feel it in their financial wallets. This requires courage and perseverance from management and HR. But without ‘congruence’ in this area, your compliance program loses credibility (CLICK HERE for my earlier blog on this).
Want to know more? Feel free to call (always free): 0654914377
