Leidinggevenden (LGn) zetten de toon, bepalen in grote mate de prioriteiten in een afdeling, de cultuur, wat belangrijk en onbelangrijk is, welk gedrag wordt beloond en welk niet. Kijken 1000, 1400 of misschien wel 1800 uren per jaar mee naar hetgeen hun teamleden doen en laten. Zij zijn van bijna onmeetbare invloed op de vraag of jullie compliance programma serieus wordt genomen of niet. Daarom focussen we vandaag op LGn, want zij zijn vaak de facto de sleutel tot de (in)effectiviteit van jullie programma.
Amy Edmondson schreef in haar studie over de meest succesvolle teams binnen Google (The Fearless Organization): “Not surprisingly, the most important influence on psychological safety is the nearest boss.” Zij toonde aan dat teams beter presteren in een veilig werkklimaat. Het omgekeerde geldt mijns inziens ook: indien LGn de zoveelste e-learning afdoen als ”onzin, dat doe je maar in je eigen tijd, want het gaat alleen om een vinkje te zetten”, dan is de kans heel groot dat teamleden jullie e-learning ook niet serieus nemen.
In mijn vorige blog gaf ik al een paar tips voor het komend jaar en sprak over ‘tone at the top, mood in the middle and buzz at the bottom’. Onderstaand een aantal tips om LGn tot supporter van jullie compliance programma te maken om zodoende de effectiviteit te vergroten.
Tips:
Maak hun leven gemakkelijker: toolbox
LGn zijn vaak benoemd omdat zij de slimste of beste waren op een heel klein gebied (zoals onderzoek; administratie; verkoop; en zo voort). Wellicht waren zij niet het meest allround, of het meest empathisch, of breed georiënteerd. Compliance and ethics liggen vaak buiten hun comfortzone. Dus ondersteun hen op een manier die ZIJ zelf aangeven: vraag hen waar zij behoefte aan hebben. Denk aan een toolbox met simpele uitleg over veel voorkomende situaties (‘wat is de relevantie van deze e-learning voor mijn team?’; ‘een teamlid wil een dilemma of zorg bespreken’; ‘wat moet een LG met een melding?’; ‘een teamlid ervaart represailles, wat nu?’; en zo voorts).
Gebruik visualisaties, flowdiagrammen, verkeerslichten
Veel medewerkers vinden een visualisatie prettiger dan lange teksten. Kies een vast format -liefst met eigen ‘branding – en laat telkens dezelfde onderdelen in jouw hulpmiddelen terugkomen. Voorbeeldje: (a) waarom is deze e-learning relevant; (b) voorbeeldvragen om een interne dialoog te starten over dit specifiek onderwerp; (c) voorbeelden van zakelijke dilemma’s, (d) rode vlaggen. Voor sommige vraagstukken is een flowdiagram of lijst met wel/niet doen (do’s and don’ts) of 3 verkeerslichten verstandig (‘bij oranje eerst overleggen’).
Bied hen additionele training aan
LGn hebben extra verantwoordelijkheden, (hopelijk) óók met betrekking tot jullie compliance programma. Denk aan het goede voorbeeldgedrag, voor een veilig werkklimaat zorgen, de gedragscode uitleggen, vragen beantwoorden, toezien op naleving, en zo voort. Bied hen dus extra training aan om ook verantwoordelijkheid daarvoor te kunnen nemen en de door jou aangereikte hulpmiddelen effectief toe te kunnen passen. Train hen óók op het gebied van de-escalatie bij ongewenst gedrag, bij het signaleren van represailles (want 62% van alle melders loopt kans op represailles: KLIK HIER), en het doorgeven van ontvangen meldingen. Zorg dat zij 24/7 vragen kunnen stellen als zij ergens tegenaan lopen: bij een lokale Ambassadeur, lokale compliance collega of centraal compliance team.
Creëer een netwerk van E&C Ambassadeurs
Ondersteun LGn door een netwerk van lokale ethics & compliance ambassadeurs te creëren. Enthousiastelingen die lokaal jullie boodschap levend houden, LGn lokaal ondersteunen, adviseren en de boodschap levend houden. Terugkoppelingen geven aan jullie centrale team. Ik schreef al eerder over hun rol (KLIK HIER).
Beloon de toppers
Tenslotte is het essentieel voor de geloofwaardigheid van jullie compliance programma dat LGn ook bij hun bonus- en promoties worden beoordeeld op hun gedrag. “Put your money where your mouth is”: indien jouw organisatie ethics & compliance ECHT heel belangrijk vindt, dan moeten LGn het ook voelen in hun portemonnee. Dat vergt moed en doorzettingsvermogen van de directie en HR. Maar zonder ‘congruentie’ op dit terrein verliest jouw compliance programma aan geloofwaardigheid (KLIK HIER voor mijn eerder blog daarover).
Méér weten? Bel gerust (dat is altijd gratis): 0654914377
